Vez ou outra licitantes se deparam com a informação que um item, ou alguns itens, foram cancelados em um pregão eletrônico que participavam.
E em algumas vezes aquele item era justamente o objeto que estavam com o intento de fornecer. E o qual tinham grandes chances de vencer.
No entanto, devemos nos perguntar: isso é tudo circunstância do azar?
Ou existem outros motivos que levam um item a ser cancelado em um
pregão eletrônico?
Neste texto procuramos desvendar os principais motivos de cancelamento de itens em pregões eletrônicos. Além de explicar por que o cancelamento deve ser evitado e como fazê-lo.
Se interessou pelo assunto? Então continue a leitura!
Quando um item é cancelado
Você pode estar se perguntando o que, na prática, significa e representa o cancelamento de um item em um
processo licitatório.
Em poucas palavras podemos dizer que, antes de tudo,
o cancelamento de itens interfere na aquisição de bens de consumo pelos órgãos públicos.
Da mesma forma também podemos alegar que
interfere no fornecimento destes bens de consumo. Basicamente é um entrave para a administração e para os licitantes. Porém, é um entrave que pode ser evitado.
Os eventos de suspensão e cancelamento de item de um pregão normalmente ocorrem durante a sessão pública. No entanto, o cancelamento pode ocorrer mesmo após a finalização da sessão.
Quando um item é cancelado pelo pregoeiro e sua equipe de apoio o órgão realizador do pregão publicará um
aviso de cancelamento. Tal prática visa tornar público o acontecimento para todos os interessados.
No aviso de cancelamento o órgão deixará expresso o item (ou itens) que foi cancelado e o pregão o qual ele constava. Como exemplo abaixo:
Vejamos agora o porquê esses cancelamentos acontecem.
Principais motivos do cancelamento de itens
Estudos apontaram que pregões de aquisição de materiais recorrentes são os que possuem maior índice de cancelamento.
Já os motivos que levam a esses cancelamentos são diversos. Podemos elencar os principais:
- O não envio dos documentos solicitados no ato do pregão;
- O não cumprimento do prazo de entrega de documentos;
- Os documentos enviados não estarem de acordo com o que solicita o edital;
- A não entrega de amostras;
- Propostas com valor acima do estimado;
- Não aceitação de negociação por parte do licitante;
- Modelos e marcas de itens ofertados não estarem de acordo com as especificações do edital;
- Desistência do próprio fornecedor;
- Pregão deserto (sem propostas);
- Licitante que solicitou desclassificação da proposta.
Quando o erro acontece?
Como visto acima, a lista de principais motivos que levam ao cancelamento de um item em um pregão eletrônico é longa. Além de vários, eles podem compreender atividades tanto da fase interna quanto da fase externa.
Na fase interna, por exemplo, podem ocorrer erros na descrição do item, na elaboração de orçamentos e na fixação de requisitos técnicos de aceitação ou habilitação.
Com relação à descrição do item e à fixação de requisitos técnicos, estudos revelam que, quando feitas de forma abrangente e sem detalhamentos, podem atrair produtos de baixa qualidade ou que não atendam às necessidades do órgão.
Por outro lado, quando são demasiadamente específicas e restritivas, podem tornar o item deserto, pois os licitantes não têm condição de atender a todas as exigências. Quando não finalizam como desertos, tem a competitividade limitada, ou ainda o direcionamento para apenas uma marca específica do mercado e, consequentemente, preços superiores ao estimado e posterior cancelamento.
No que tange aos orçamentos, quando subestimados, são considerados poucos atraentes para os licitantes, o que diminui a quantidade de participantes e, como consequência, aumentam as chances de cancelamento.
Em resumo: tudo, e muito pouco, pode levar a um cancelamento.
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Erro dos licitantes ou da administração? Ambos perdem.
É muito importante frisar que
itens cancelados representam um fracasso no processo licitatório. E fracasso em licitações significa desperdício do erário, em outras palavras, o dinheiro público.
A repetição dos itens representa o aumento no tempo de espera para atendimento da demanda, custo extra nas horas de trabalho para instrução dos novos processos, além da repetição dos gastos com publicação.
As informações levantadas nos estudos demonstram que os itens cancelados possuem relação direta com as práticas dos licitantes, como, por exemplo, não observar as mensagens enviadas pelo pregoeiro ou não ler o edital. Mas também com aspectos vinculados à administração, como problemas com a pesquisa de preços e com a descrição detalhada do objeto licitado.
Ou seja, seja o erro do licitante, seja o erro da administração, ambos acabam perdendo.
Soluções levantadas
Para alguns, determinadas práticas poderiam ser tomadas para minimizar os problemas decorrentes do cancelamento de itens em licitações. Como por exemplo, no caso dos licitantes, a aplicação de sanções para coibir as falhas que ocasionam os cancelamentos.
Já para a administração, a execução de um detalhado planejamento de compras e contratações, que incluam uma ampla pesquisa de preços com o aporte de uma equipe técnica especializada para a confecção do termo de referência, poderia ser adotado.
Contudo, enquanto não podemos contar com essa realidade, ficamos com os estudos que revelam as causas e a frequência dos cancelamentos. A análise dos itens cancelados, além de corrigir o cálculo da economicidade dos pregões, é também relevante do ponto de vista do resultado do pregão. Afinal de contas, cada item cancelado terá que ser licitado novamente em um novo processo, com um novo edital e uma nova publicação a ser realizada.
