Como participar do pregão eletrônico no Compras.gov em 8 passos: Lei 14.133/2021

Para participar de um pregão eletrônico no Compras.gov.br, a empresa precisa estar credenciada no SICAF, encontrar um edital compatível, enviar sua proposta inicial dentro do prazo e acompanhar todas as etapas da sessão pública.

Depois da fase de lances, o fornecedor mais bem classificado ainda pode passar por negociação, análise técnica, envio da proposta ajustada, habilitação e fase recursal. Portanto, ficar em primeiro lugar não significa que a contratação já esteja garantida.

Neste guia, você entenderá como participar de pregão eletrônico no Compras.gov.br passo a passo, desde o cadastro no SICAF até a assinatura do contrato, a entrega do objeto e o pagamento.

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O que é pregão eletrônico?

O pregão eletrônico é uma modalidade de licitação utilizada para contratar bens e serviços comuns, incluindo serviços comuns de engenharia, quando os padrões de desempenho e qualidade podem ser definidos objetivamente no edital.

A disputa ocorre em ambiente eletrônico. Os fornecedores apresentam propostas iniciais e, conforme o modo definido no edital, podem registrar lances sucessivos para melhorar seus preços ou percentuais de desconto.

A proposta de menor preço não vence automaticamente. Ela também precisa:

• atender às especificações técnicas;
• ser compatível com o valor estimado pela Administração;
• ser exequível;
• cumprir as condições do edital;
• ser apresentada por fornecedor devidamente habilitado.

No âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional, os pregões eletrônicos regidos pela Lei nº 14.133/2021 seguem, entre outras normas aplicáveis, os procedimentos da Instrução Normativa SEGES/ME nº 73/2022.

O que é o Compras.gov.br?

O Compras.gov.br é o ecossistema digital de compras utilizado pela Administração Pública federal e por outros órgãos e entidades que aderem às suas ferramentas.

Por meio de seus diferentes módulos, fornecedores podem:

• consultar oportunidades e editais;
• enviar propostas;
• participar de pregões e concorrências eletrônicas;
• acompanhar dispensas eletrônicas;
• receber mensagens e convocações;
• consultar resultados e atas de registro de preços;
• acessar informações sobre contratações públicas.

O nome ComprasNet ainda aparece em alguns endereços, telas e sistemas vinculados ao portal. Por isso, o fornecedor pode encontrar as duas denominações durante o acesso.

Quem pode participar de pregão eletrônico?

Podem participar empresas, microempresas, empresas de pequeno porte, microempreendedores individuais e outros fornecedores que estejam autorizados pelo edital e atendam às exigências da contratação.

Não basta possuir um CNPJ. O fornecedor precisa verificar:

• se sua atividade é compatível com o objeto;
• se possui capacidade técnica e operacional;
• se consegue comprovar os requisitos de habilitação;
• se não possui impedimentos para licitar e contratar;
• se consegue cumprir prazos, garantias e condições de entrega;
• se o preço proposto cobre todos os custos da contratação.

Empresas estrangeiras, consórcios e cooperativas também podem participar quando isso for admitido pelo edital e pelas normas aplicáveis ao processo.

Como participar de pregão eletrônico no Compras.gov.br

O processo pode ser organizado em nove etapas. Embora alguns detalhes variem de acordo com o edital, este é o fluxo mais comum das licitações federais eletrônicas.

1. Fazer o credenciamento no SICAF

O primeiro passo é realizar o credenciamento no SICAF, o Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores.

O credenciamento corresponde ao nível básico do cadastro e permite que o fornecedor participe das compras eletrônicas realizadas no Compras.gov.br.

O acesso ao SICAF pode ser feito com:

• conta Gov.br de nível prata ou superior;
• certificado digital;
• certificado digital em nuvem, quando disponível e aceito pelo ambiente.

Portanto, o certificado digital não é a única forma possível de acesso.

Além do credenciamento, o SICAF reúne informações distribuídas em níveis relacionados a:

• habilitação jurídica;
• regularidade fiscal federal e trabalhista;
• regularidade fiscal estadual e municipal;
• qualificação técnica;
• qualificação econômico-financeira.

Estar credenciado não significa que todos os documentos estejam automaticamente válidos. Antes de participar, confira os níveis do cadastro, as certidões, os balanços e os documentos exigidos pelo edital.

2. Localizar oportunidades compatíveis

Depois do credenciamento, a empresa deve localizar oportunidades compatíveis com seus produtos, serviços, capacidade de entrega e região de atendimento.

A busca pode considerar informações como:

• palavras-chave do produto ou serviço;
• órgão comprador;
• estado ou município de entrega;
• data da sessão;
• modalidade;
• situação da contratação;
• códigos de materiais ou serviços.

O resumo publicado no portal serve apenas como ponto de partida. A decisão de participar deve ser baseada na leitura completa do edital e de seus anexos.

3. Analisar o edital e o termo de referência

Antes de cadastrar qualquer proposta, leia integralmente o edital, o termo de referência e os demais anexos.

Verifique especialmente:

• descrição completa do objeto;
• quantidades e unidades de fornecimento;
• local e prazo de entrega;
• exigências de marca, modelo, desempenho ou certificação;
• critérios de aceitação;
• necessidade de amostra ou prova de conceito;
• documentos de habilitação;
• garantias exigidas;
• modo de disputa;
• intervalo mínimo entre lances;
• critério de julgamento;
• sanções e obrigações contratuais;
• prazos de pagamento.

Nas licitações federais eletrônicas por menor preço ou maior desconto, os prazos mínimos para apresentação das propostas variam conforme o objeto.

O fornecedor deve sempre observar a data específica indicada no edital. Alterações, impugnações ou republicações podem modificar o cronograma original.

4. Calcular o preço e definir o limite de lance

Antes de cadastrar a proposta, a empresa precisa definir quanto realmente pode cobrar sem comprometer a execução.

Considere no cálculo:

• custo de aquisição ou produção;
• tributos e retenções;
• frete, seguro e logística;
• embalagem e identificação;
• instalação ou treinamento, quando aplicáveis;
• garantia, manutenção e assistência técnica;
• custos financeiros até o pagamento;
• riscos de variação de preço;
• margem de lucro;
• eventuais custos de substituição ou correção.

Defina pelo menos três referências internas:

Dar um lance abaixo do custo pode levar à necessidade de comprovar a exequibilidade e, se a empresa for contratada, gerar prejuízo, atraso ou inadimplemento.

5. Cadastrar a proposta inicial

A proposta deve ser enviada pelo sistema até a data e o horário estabelecidos para abertura da sessão pública.

O preenchimento normalmente envolve o preço ou percentual de desconto e as declarações exigidas no ambiente eletrônico.

Dependendo do objeto e do edital, também podem ser solicitados:

• marca;
• fabricante;
• modelo ou referência;
• descrição técnica;
• quantidade e unidade de fornecimento;
• valor unitário e total;
• documentos ou anexos específicos.

Marca, modelo e fabricante não são campos obrigatórios em todos os pregões. O fornecedor deve preencher somente o que for exigido pelo edital e pelo sistema para aquela contratação.

Também é necessário observar se a disputa ocorre por item, grupo ou lote.

6. Acompanhar a sessão e participar dos lances

Na data e no horário indicados, o fornecedor deve acessar a sessão pública e acompanhar as mensagens do sistema.

Os horários do edital e da sessão observam o horário de Brasília. Por isso, empresas localizadas em regiões com fuso diferente precisam redobrar a atenção.

Durante a fase competitiva, os lances são enviados exclusivamente pelo sistema. O fornecedor visualiza o melhor valor registrado, mas não a identidade do concorrente.

O edital também deve informar o intervalo mínimo de diferença entre os lances. Uma tentativa de lance que não respeite esse intervalo pode ser rejeitada pelo sistema.

Quais são os modos de disputa?

Nas licitações federais eletrônicas por menor preço ou maior desconto, podem ser utilizados os modos aberto, aberto e fechado e fechado e aberto.

No modo aberto e fechado, participam da oportunidade de lance final o autor da melhor oferta e os fornecedores enquadrados no intervalo definido pela regulamentação. Caso não existam pelo menos três propostas dentro desse intervalo, o sistema pode convocar as melhores ofertas subsequentes, até completar o número previsto.

No modo fechado e aberto, a proposta inicial possui importância ainda maior, pois ela determina quais fornecedores poderão seguir para a disputa aberta.

7. Passar pelo julgamento e enviar a proposta ajustada

Encerrados os lances, o sistema ordena as propostas. O agente responsável começa a analisar a oferta classificada em primeiro lugar.

Nessa etapa, são verificados:

• adequação da proposta ao objeto;
• compatibilidade do preço com o valor estimado;
• cumprimento das especificações;
• exequibilidade do valor;
• atendimento às condições do edital.

A Administração pode negociar condições mais vantajosas com o primeiro colocado, especialmente quando o valor permanece acima do máximo aceitável ou o desconto está abaixo do mínimo definido.

Depois da negociação, o fornecedor pode ser convocado a enviar uma proposta adequada ao último lance, acompanhada dos documentos complementares necessários.

O edital deve estabelecer prazo mínimo de duas horas para esse envio, contado da solicitação registrada no sistema. O prazo pode ser prorrogado por igual período quando houver justificativa aceita ou quando a própria Administração considerar o tempo insuficiente.

A proposta ajustada deve refletir corretamente o valor final e manter aderência às especificações apresentadas anteriormente.

Quando o edital exigir planilhas de custos, quantitativos, BDI ou encargos sociais, esses documentos também precisarão ser ajustados ao valor final.

8. Comprovar a habilitação

Depois da aceitação da proposta, ocorre a verificação da habilitação do fornecedor provisoriamente vencedor.

A habilitação pode envolver documentos relacionados a:

• habilitação jurídica;
• qualificação técnica;
• regularidade fiscal, social e trabalhista;
• qualificação econômico-financeira;
• declarações e condições específicas do edital.

Os documentos abrangidos pelo SICAF podem ser consultados diretamente no cadastro. Outros documentos deverão ser enviados quando solicitados.

Em regra, apenas o licitante mais bem classificado apresenta a documentação completa nessa etapa. A habilitação pode ocorrer antes das propostas e lances somente quando houver inversão de fases devidamente motivada e expressamente prevista no edital.

Depois da apresentação dos documentos, não é permitido simplesmente substituir um documento inexistente por outro novo. A Administração pode realizar diligências para complementar informações sobre fatos já existentes ou atualizar documentos cuja validade tenha expirado depois da apresentação das propostas.

Se o primeiro colocado não atender às exigências, a Administração examinará a proposta subsequente, respeitando a ordem de classificação, até encontrar um fornecedor com proposta aceitável e habilitação regular.

9. Acompanhar recursos, homologação e contratação

Depois do julgamento e da habilitação, os licitantes podem manifestar intenção de recorrer no campo próprio do sistema.

O prazo concedido na sessão para essa manifestação não pode ser inferior a dez minutos. As razões do recurso são apresentadas posteriormente no prazo regulamentar, assim como as contrarrazões dos demais participantes.

Encerrada a fase recursal, o processo segue para a autoridade superior, que poderá adjudicar o objeto e homologar o procedimento.

Após a homologação, o vencedor é convocado para:

• assinar o contrato;
• assinar a ata de registro de preços;
• aceitar ou retirar o instrumento equivalente definido pela Administração.

A contratação pode ser formalizada, conforme o caso, por termo de contrato, nota de empenho, autorização de fornecimento, ordem de execução ou outro instrumento hábil.

A empresa não deve iniciar a entrega apenas porque terminou em primeiro lugar ou foi declarada vencedora. É necessário aguardar a formalização e a autorização correspondente.

O que acontece depois da contratação?

Depois da formalização, a empresa deve executar exatamente o que foi contratado, respeitando quantidades, características, locais, prazos e condições de recebimento.

O fluxo normalmente envolve:

1. emissão da autorização ou ordem aplicável;
2. entrega do produto ou execução do serviço;
3. recebimento e conferência pela Administração;
4. emissão e apresentação da nota fiscal;
5. liquidação da despesa;
6. pagamento.

Os prazos devem ser conferidos no edital, no contrato e no instrumento equivalente.

No âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional abrangida pela Instrução Normativa SEGES/ME nº 77/2022, a regra geral estabelece até dez dias úteis para liquidação, contados do recebimento da nota fiscal ou instrumento equivalente, e até dez dias úteis para pagamento, contados da liquidação.

Esses prazos podem ter regras específicas, reduções ou prorrogações nas situações previstas na regulamentação. Por isso, não se deve assumir que todo órgão público pagará automaticamente em 30 dias.

Como funciona o Sistema de Registro de Preços?

Alguns pregões são realizados para formação de uma ata de registro de preços. Nessa situação, os preços e fornecedores ficam registrados para possíveis contratações durante a vigência da ata.

Isso não significa que o órgão comprará imediatamente todo o quantitativo estimado.

Antes de participar de um registro de preços, avalie se a empresa consegue manter o preço, a capacidade de fornecimento e as condições comerciais durante todo o período aplicável.

Quais vantagens ME e EPP possuem no pregão eletrônico?

Microempresas e empresas de pequeno porte podem ter acesso ao tratamento favorecido previsto na Lei Complementar nº 123/2006, desde que cumpram as condições aplicáveis.

Entre os mecanismos que podem aparecer estão:

• preferência em situações de empate ficto;
• prazo para regularização fiscal e trabalhista;
• itens ou lotes de participação exclusiva;
• cotas reservadas em determinadas aquisições;
• possibilidade de subcontratação ou outras medidas previstas no edital.

O enquadramento precisa ser declarado corretamente no sistema. Utilizar indevidamente os benefícios pode resultar em desclassificação e responsabilização.

Documentos mais comuns no pregão eletrônico

A documentação varia conforme o objeto e o edital. Em vez de manter uma pasta genérica e assumir que ela servirá para qualquer pregão, a empresa deve criar um checklist específico para cada oportunidade.

Entre os documentos mais comuns estão:

• contrato social, requerimento de empresário ou documento equivalente;
• documentos do representante legal;
• certidões fiscais e trabalhistas;
• balanço patrimonial e demonstrações financeiras;
• certidão de falência ou documento equivalente;
• atestados de capacidade técnica;
• registros profissionais ou licenças;
• catálogos, fichas técnicas e manuais;
• declarações exigidas no edital;
• proposta formal adequada ao lance final.

Essa lista é apenas uma referência. Os documentos necessários e suficientes devem ser definidos no edital de acordo com a contratação.

Erros comuns ao participar de pregão eletrônico

Grande parte das desclassificações e dos prejuízos poderia ser evitada com uma análise mais cuidadosa antes da disputa.

• participar apenas com base no resumo do objeto;
• não ler o termo de referência;
• ignorar custos de frete, impostos e garantia;
• não definir um limite mínimo de lance;
• cadastrar marca ou modelo incompatível;
• não observar o modo de disputa;
• perder mensagens e convocações no sistema;
• enviar proposta ajustada com valores inconsistentes;
• deixar certidões ou documentos vencerem;
• assumir que o SICAF substitui qualquer documento;
• começar a entrega antes da autorização formal;
• confundir ata de registro de preços com compra garantida.

Vale a pena participar de pregão eletrônico?

Participar de pregões eletrônicos pode ser uma estratégia relevante para empresas que desejam vender ao poder público, diversificar clientes e acessar demandas recorrentes.

Entretanto, nem toda oportunidade deve ser disputada.

Antes de participar, avalie:

• compatibilidade do objeto com a atuação da empresa;
• histórico de preços e concorrência;
• margem possível;
• capacidade de entrega;
• necessidade de capital de giro;
• risco de variação dos custos;
• exigências técnicas e documentais;
• potencial de relacionamento com o órgão e o segmento.

Uma empresa não precisa participar de todos os pregões que encontra. A decisão mais saudável é selecionar oportunidades nas quais exista aderência técnica, margem suficiente e capacidade real de execução.

Participar bem exige preparação antes dos lances

O pregão eletrônico não começa quando a sessão é aberta. O resultado depende do trabalho realizado antes: monitoramento de oportunidades, análise do edital, organização dos documentos, cálculo do preço e definição da estratégia.

Durante a disputa, é necessário acompanhar o sistema e respeitar o limite financeiro definido. Depois dos lances, a empresa ainda deve responder às convocações, enviar a proposta ajustada, comprovar sua habilitação e acompanhar eventuais recursos.

Com uma operação organizada, o Compras.gov.br pode se tornar um canal importante para ampliar a atuação da empresa no mercado público sem transformar cada pregão em uma corrida improvisada pelo menor preço.

Perguntas frequentes sobre pregão eletrônico no Compras.gov.br

Como participar de um pregão eletrônico no Compras.gov.br?

O fornecedor deve credenciar-se no SICAF, acessar o ambiente do Compras.gov.br, localizar o edital, enviar a proposta inicial dentro do prazo, acompanhar a sessão, participar dos lances e cumprir as etapas de julgamento e habilitação.

É obrigatório ter cadastro no SICAF?

Para participar dos pregões realizados no Compras.gov.br, o fornecedor deve estar previamente credenciado no SICAF. Os documentos abrangidos pelo cadastro poderão ser consultados durante a habilitação, e outros documentos poderão ser exigidos pelo edital.

Preciso de certificado digital para participar?

Não necessariamente. O acesso ao SICAF também pode ser feito com conta Gov.br de nível prata ou superior. O certificado digital continua sendo uma das formas admitidas de acesso.

Como dar lance no pregão eletrônico?

Depois de enviar a proposta inicial, o fornecedor participa da sessão pelo sistema e registra seus lances conforme o modo de disputa definido no edital. Cada novo lance deve respeitar o intervalo mínimo estabelecido para o item.

Quais são os modos de disputa?

A regulamentação federal admite os modos aberto, aberto e fechado e fechado e aberto. Cada um possui regras próprias sobre duração, classificação e apresentação de lances finais.

Quanto tempo tenho para enviar a proposta ajustada?

O edital deve estabelecer prazo mínimo de duas horas, contado da solicitação no sistema, para o envio da proposta adequada ao último lance e dos documentos complementares necessários. O prazo pode ser prorrogado por igual período nas situações admitidas.

O que acontece depois que a empresa fica em primeiro lugar?

A proposta será analisada e poderá passar por negociação, comprovação de exequibilidade, avaliação técnica e envio de documentos complementares. Depois da aceitação, será verificada a habilitação. Ainda poderá haver recurso antes da adjudicação e da homologação.

Posso participar de apenas um item?

Em geral, o fornecedor pode selecionar os itens de seu interesse. Quando os itens estiverem reunidos em grupo ou lote, o edital poderá exigir proposta para o conjunto completo.

Vencer o pregão garante a contratação?

Não imediatamente. A empresa ainda precisa passar pelo julgamento, pela habilitação e pela fase recursal. Depois da homologação, será convocada para assinar o contrato ou a ata, ou aceitar o instrumento equivalente.

Quando a empresa pode iniciar a entrega?

A entrega ou execução deve começar somente depois da formalização da contratação e da autorização emitida pelo órgão, conforme o contrato, a nota de empenho, a autorização de fornecimento, a ordem de execução ou outro instrumento aplicável.

Qual é o prazo de pagamento?

O prazo deve estar definido no edital, no contrato ou no instrumento equivalente. No âmbito federal abrangido pela IN SEGES/ME nº 77/2022, a regra geral prevê até dez dias úteis para liquidação e até dez dias úteis para pagamento, com as ressalvas previstas na norma.

Conteúdo produzido pela Equipe Editorial da Effecti Este artigo foi elaborado pela equipe editorial da Effecti, que acompanha temas relacionados a licitações públicas, Lei 14.133/2021, portais de compras governamentais, documentação, propostas e estratégias para fornecedores do setor público. Nossos conteúdos são produzidos com base em pesquisa, experiência prática do mercado e consulta a fontes oficiais. Conheça nossa equipe editorial. Conteúdo revisado e atualizado pela equipe editorial da Effecti.