Como escrever a descrição do produto ou serviço na proposta para evitar desclassificação?

A descrição do produto ou serviço na proposta de licitação precisa refletir exatamente o que o edital exige. Informações genéricas, incompatíveis com o Termo de Referência ou incompletas podem levar à desclassificação da proposta, mesmo quando o preço apresentado é o melhor da disputa. A forma mais segura de evitar esse problema é utilizar o edital como base para a descrição, conferindo especificações técnicas, unidades de medida, quantidades e demais requisitos antes do envio.

Participar de uma licitação envolve muito mais do que oferecer um bom preço. A proposta comercial é um dos documentos mais importantes do processo, e pequenos detalhes podem fazer toda a diferença entre vencer a disputa ou ser desclassificado antes mesmo da fase de lances.

Um dos erros mais frequentes está justamente na descrição do objeto ofertado. Muitos fornecedores acreditam que basta copiar o nome do produto do catálogo, utilizar uma descrição genérica ou preencher rapidamente o campo disponível no sistema eletrônico. Na prática, porém, o pregoeiro verifica se aquilo que foi ofertado corresponde exatamente às especificações previstas no edital.

Esse cuidado vale tanto para produtos quanto para serviços. Uma descrição incompleta, incompatível ou ambígua pode gerar dúvidas sobre o atendimento às exigências do órgão público e resultar na desclassificação da proposta.

Neste artigo, você vai entender como identificar o que realmente precisa constar na descrição do objeto, quais erros são mais comuns, como adaptar informações técnicas do fabricante e conferir exemplos práticos para elaborar propostas mais seguras.

Por que a descrição do produto é mais importante do que parece?

A descrição do objeto funciona como a comprovação inicial de que a empresa está oferecendo exatamente aquilo que a Administração Pública pretende contratar.

Embora o preço seja um fator decisivo, ele só é analisado se a proposta estiver em conformidade com o edital. Caso a descrição apresente divergências, omissões ou informações incompatíveis com o Termo de Referência, o fornecedor pode ser desclassificado antes mesmo da análise econômica.

Na prática, o pregoeiro compara a descrição apresentada com as especificações previstas no edital para verificar se existe correspondência entre o objeto solicitado e o objeto ofertado.

Isso significa que uma proposta barata não compensa uma descrição inadequada.

O que o pregoeiro normalmente verifica

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O que o edital exige na descrição, como identificar antes de escrever?

Antes de preencher qualquer campo da proposta, é fundamental entender exatamente o que o edital espera que seja ofertado. Muitos problemas surgem porque o fornecedor escreve a descrição com base no catálogo do fabricante ou em propostas antigas, sem verificar se aquelas informações realmente atendem às exigências da licitação.

O ponto de partida deve ser sempre o edital, especialmente o Termo de Referência (TR), onde estão descritas todas as características mínimas do objeto. A descrição apresentada na proposta precisa refletir essas especificações de forma clara e objetiva.

Isso não significa copiar integralmente o texto do edital, mas sim garantir que todas as exigências obrigatórias estejam contempladas naquilo que está sendo ofertado.

Leitura do Termo de Referência e do item específico do objeto

O Termo de Referência é o documento que define exatamente o que o órgão pretende contratar. É nele que normalmente aparecem informações como:

• características técnicas do produto ou serviço;
• materiais exigidos;
• dimensões;
• desempenho esperado;
• quantidades;
• forma de entrega;
• critérios mínimos de qualidade.

Antes de elaborar a descrição da proposta, leia atentamente o item correspondente ao objeto que será ofertado. Muitas licitações possuem dezenas ou até centenas de itens, e pequenas diferenças entre eles podem passar despercebidas.

Uma prática recomendada é destacar todas as especificações obrigatórias e utilizá-las como checklist durante a elaboração da proposta.

Se você ainda tem dúvidas sobre como interpretar corretamente esse documento, vale conferir nosso conteúdo sobre como analisar o termo de referência.

Especificações técnicas obrigatórias x desejáveis

Nem toda informação presente no edital possui o mesmo peso.

Algumas características são obrigatórias e precisam necessariamente ser atendidas para que a proposta seja considerada válida. Outras representam apenas condições desejáveis ou informações complementares.

Por isso, é importante identificar quais requisitos são efetivamente indispensáveis.

Entre as especificações que normalmente aparecem como obrigatórias estão:

• material de fabricação;
• dimensões mínimas ou máximas;
• capacidade;
• potência;
• certificações exigidas;
• normas técnicas;
• desempenho mínimo.

Quando alguma dessas informações não aparece na descrição da proposta, o pregoeiro pode entender que não há comprovação de atendimento ao edital, aumentando o risco de desclassificação.

Ao mesmo tempo, incluir características diferentes das exigidas também pode gerar problemas. Se o edital exige uma cadeira com capacidade mínima de 120 kg, por exemplo, oferecer um modelo cuja ficha técnica informe capacidade de apenas 110 kg caracteriza desconformidade, mesmo que o restante das especificações esteja correto.

Unidade de medida, quantidade e forma de apresentação

Outro erro recorrente acontece quando o fornecedor presta atenção apenas às características técnicas e esquece informações aparentemente simples, como unidade de medida ou forma de fornecimento.

Esses dados também fazem parte da descrição do objeto.

Imagine um edital que solicita:

• 100 caixas com 12 unidades cada;
• 50 litros de determinado produto;
• 1 licença anual de software;
• serviço mensal por 12 meses.

Se a proposta apresentar apenas o nome do produto, sem respeitar essa forma de apresentação, poderá gerar dúvidas sobre o que realmente está sendo ofertado.

Da mesma forma, em serviços é importante deixar claro qual é a unidade utilizada, por hora, por posto, por atendimento, por mês ou por contrato completo, sempre seguindo exatamente o padrão definido pelo edital.

Como escrever a descrição corretamente

A descrição do objeto deve ser elaborada em conjunto com a composição dos custos da proposta. Afinal, de nada adianta descrever corretamente o produto ou serviço se a precificação estiver incorreta. Antes de enviar sua proposta, vale conferir também o que analisar em uma planilha de custos.

Depois de identificar todas as exigências do edital, chega o momento de transformar essas informações em uma descrição clara, objetiva e compatível com o objeto licitado.

O objetivo não é criar um texto comercial nem reproduzir integralmente a ficha técnica do fabricante. A descrição deve fornecer ao pregoeiro elementos suficientes para verificar que o produto ou serviço atende às especificações exigidas, sem acrescentar informações desnecessárias que possam gerar interpretações equivocadas.

O que incluir obrigatoriamente

Embora cada edital tenha suas particularidades, normalmente a descrição deve contemplar, quando aplicável:

• nome do produto ou serviço;
• principais especificações técnicas exigidas;
• marca e modelo, quando permitidos ou solicitados;
• unidade de fornecimento;
• quantidade ou forma de apresentação;
• informações indispensáveis para comprovar conformidade com o edital.

Esses elementos ajudam a reduzir dúvidas durante a análise da proposta e demonstram que o fornecedor compreendeu corretamente o objeto da contratação.

Quando o portal eletrônico possui campos específicos para marca, modelo ou fabricante, essas informações devem ser preenchidas nos locais apropriados, evitando repetir dados desnecessariamente na descrição livre.

O nível de detalhe adequado, nem genérico demais, nem excessivo

Encontrar o equilíbrio é um dos maiores desafios na elaboração da descrição da proposta.

Uma descrição muito genérica pode não demonstrar que o produto atende às especificações do edital. Já uma descrição excessivamente detalhada pode incluir informações desnecessárias ou até criar incompatibilidades com o objeto licitado.

Veja um exemplo simples.

Descrição genérica:

Cadeira giratória preta.

Essa informação dificilmente será suficiente para comprovar que o produto atende ao edital.

Descrição mais adequada:

Cadeira giratória para escritório, com regulagem de altura, apoio lombar, base em aço, rodízios, revestimento em tecido, conforme especificações previstas no Termo de Referência.

Perceba que a segunda descrição apresenta as características essenciais sem acrescentar informações irrelevantes ou criar diferenças em relação ao edital.

O ideal é informar exatamente aquilo que ajuda a identificar o objeto ofertado, evitando tanto descrições superficiais quanto excesso de detalhes técnicos que não foram solicitados.

Quando citar marca e quando evitar

Essa é uma das dúvidas mais frequentes entre fornecedores.

Não existe uma resposta única, pois a necessidade de informar marca ou modelo depende do edital e, muitas vezes, do próprio sistema eletrônico utilizado na licitação.

Alguns editais exigem expressamente a indicação de marca e modelo para facilitar a análise técnica. Outros vedam essa informação em determinadas etapas do procedimento. Também existem portais que possuem campos separados especificamente para esses dados.

Por isso, nunca utilize uma regra geral.

Antes de preencher a proposta, verifique:

• se o edital exige marca e modelo;
• se o sistema possui campo específico para essas informações;
• se existe alguma vedação expressa quanto à identificação do fabricante naquele momento da licitação.

Seguir exatamente as instruções do edital é sempre a alternativa mais segura.

Como transformar a ficha técnica do fabricante em uma descrição compatível com o edital?

Um erro bastante comum é copiar integralmente a descrição disponível no catálogo do fabricante.

Embora a ficha técnica contenha informações importantes, ela normalmente foi produzida com finalidade comercial e não para atender aos requisitos de uma licitação pública.

O caminho mais seguro é utilizar o catálogo apenas como fonte de consulta e adaptar a descrição ao que realmente foi solicitado pelo órgão.

Na prática, o processo costuma seguir esta lógica:

1. identifique todas as especificações obrigatórias previstas no edital;
2. localize essas mesmas características na ficha técnica do produto;
3. utilize apenas as informações necessárias para comprovar o atendimento ao objeto;
4. elimine características comerciais que não agregam valor à análise da proposta.

Dessa forma, a descrição fica objetiva, demonstra conformidade com o edital e reduz o risco de apresentar informações conflitantes.

💡Exemplo prático

Imagine que um fabricante descreve seu produto da seguinte forma:

“Cadeira Office Premium XYZ, design moderno, espuma de alta densidade, acabamento sofisticado, ideal para escritórios corporativos.”

Já o edital exige:

• cadeira giratória;
• apoio lombar;
• regulagem de altura;
• base em aço;
• rodízios;
• conformidade com as especificações do Termo de Referência.

Nesse caso, a descrição da proposta poderia ser adaptada para:

“Cadeira giratória para escritório, com regulagem de altura, apoio lombar, base em aço, rodízios e demais características em conformidade com as especificações constantes no Termo de Referência.”

Observe que foram removidas expressões comerciais e mantidas apenas as informações relevantes para demonstrar conformidade com o edital.

Como descrever serviços na proposta?

Embora muitos exemplos de licitações envolvam produtos, os mesmos cuidados também se aplicam à contratação de serviços.

Nesse caso, a descrição precisa deixar claro qual serviço será executado e demonstrar que ele atende ao escopo definido pelo edital. Informações vagas ou excessivamente comerciais podem dificultar a análise do pregoeiro e gerar questionamentos durante a fase de habilitação.

O ideal é utilizar como referência a própria descrição constante no Termo de Referência, adaptando-a à proposta sem alterar seu significado.

O que informar quando o objeto é prestação de serviço?

Dependendo do tipo de contratação, a descrição pode incluir:

• objeto do serviço;
• forma de execução;
• unidade de contratação (hora, posto, mensalidade, atendimento, projeto etc.);
• quantidade, quando aplicável;
• principais requisitos técnicos exigidos pelo edital.

Essas informações ajudam a demonstrar que a empresa compreendeu corretamente o objeto da contratação e pretende executá-lo conforme as exigências da Administração Pública.

Como evitar descrições genéricas em serviços contínuos?

Expressões como “prestação de serviços conforme edital” normalmente são insuficientes quando utilizadas isoladamente.

O ideal é identificar claramente qual serviço está sendo ofertado, mantendo coerência com o Termo de Referência e evitando criar interpretações diferentes daquelas previstas pelo órgão contratante.

Quanto mais objetiva e aderente ao edital for a descrição, menor será o risco de questionamentos durante a análise da proposta.

Erros mais comuns na descrição que geram desclassificação

A maior parte das desclassificações relacionadas à descrição do objeto poderia ser evitada com uma revisão cuidadosa antes do envio da proposta.

Os erros normalmente não acontecem por desconhecimento da legislação, mas por falta de conferência ou pela utilização de modelos antigos sem adaptação ao edital atual.

• utilizar uma descrição genérica que não demonstra atendimento às especificações técnicas;
• informar características diferentes das exigidas no Termo de Referência;
• copiar integralmente a descrição do catálogo do fabricante sem verificar compatibilidade com o edital;
• omitir unidade de medida, quantidade ou forma de apresentação do objeto;
• preencher marca ou modelo em desacordo com as regras do edital ou do sistema eletrônico;
• incluir informações comerciais, condições de pagamento ou observações que não deveriam aparecer naquele campo;
• apresentar informações que contradizem a própria ficha técnica do fabricante.

Uma revisão final comparando a proposta com o edital costuma ser suficiente para identificar a maioria desses problemas antes do envio.

Mesmo tomando todos os cuidados, ainda podem ocorrer situações em que a empresa seja desclassificada por divergências na proposta. Nesses casos, é importante entender os motivos apresentados pelo órgão e avaliar se há possibilidade de recurso. Saiba o que fazer quando sua proposta é desclassificada.

Exemplos práticos de descrição correta x incorreta

Comparar exemplos reais é uma das formas mais fáceis de identificar falhas na elaboração da proposta. Observe como pequenas diferenças podem alterar completamente a análise de conformidade.

Checklist antes de enviar a descrição na proposta

Antes de finalizar o envio da proposta, faça uma última conferência utilizando este checklist:

• ✔ A descrição atende integralmente ao Termo de Referência?
• ✔ Todas as especificações obrigatórias foram informadas?
• ✔ A unidade de medida e a quantidade estão corretas?
• ✔ Marca e modelo foram informados apenas quando permitido ou exigido?
• ✔ Não existem informações contraditórias em relação à ficha técnica?
• ✔ O texto está claro, objetivo e livre de informações comerciais desnecessárias?
• ✔ A proposta foi revisada comparando item por item com o edital?

Esse processo leva apenas alguns minutos e pode evitar uma desclassificação que comprometeria toda a participação da empresa na licitação.

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Perguntas frequentes sobre descrição de produtos e serviços na proposta de licitação

Posso copiar a descrição do catálogo do fabricante?

Não é o mais recomendado. O ideal é utilizar a ficha técnica apenas como referência e adaptar a descrição às exigências do edital e do Termo de Referência.

Posso informar a marca do produto na proposta?

Depende do edital e do sistema utilizado. Alguns exigem essa informação, outros possuem campo específico e há casos em que ela não deve ser informada naquela etapa. Sempre siga as regras do edital.

O que acontece se a descrição estiver incompleta?

Se a descrição não demonstrar que o objeto atende às especificações exigidas, a proposta poderá ser desclassificada por desconformidade com o edital.

Como descrever um serviço na proposta?

Informe o objeto do serviço, a forma de execução, a unidade de contratação e os requisitos técnicos previstos no Termo de Referência, evitando descrições genéricas.

Preciso informar todas as especificações técnicas?

As especificações obrigatórias previstas no edital devem estar contempladas na proposta. Elas são fundamentais para demonstrar a conformidade do objeto ofertado.

Posso utilizar uma descrição padrão em todas as licitações?

Não. Cada edital possui requisitos específicos, e a descrição deve ser adaptada para atender às exigências de cada contratação.

A descrição da proposta é igual à proposta técnica?

Não. A descrição do objeto faz parte da proposta comercial, enquanto a proposta técnica é um documento separado, utilizado apenas quando previsto no edital.

Se a licitação também exigir uma proposta técnica, é importante lembrar que ela possui objetivos diferentes da proposta comercial. Enquanto a descrição do objeto demonstra o que será fornecido, a proposta técnica detalha metodologia, equipe, experiência e demais critérios previstos no edital. Entenda melhor como estruturar a proposta técnica em licitações de serviços.

Como reduzir o risco de desclassificação por erro na descrição?

A melhor prática é comparar a proposta com o Termo de Referência antes do envio, verificando se todas as especificações obrigatórias foram atendidas e se não existem divergências entre a descrição e o produto ou serviço ofertado.

Conteúdo produzido pela Equipe Editorial da Effecti Este artigo foi elaborado pela equipe editorial da Effecti, que acompanha temas relacionados a licitações públicas, Lei 14.133/2021, portais de compras governamentais, documentação, propostas e estratégias para fornecedores do setor público. Nossos conteúdos são produzidos com base em pesquisa, experiência prática do mercado e consulta a fontes oficiais. Conheça nossa equipe editorial. Conteúdo revisado e atualizado pela equipe editorial da Effecti.