Certidões para licitação: quais são, onde emitir e como conferir?

As principais certidões para licitação são a certidão conjunta da Receita Federal e PGFN, o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) e as certidões estaduais ou municipais pertinentes. A lista exata depende da atividade da empresa, do objeto e do edital. Não existe uma única “certidão de licitação” que substitua todos esses documentos.

Antes de participar, confira também o CNPJ licitante, a validade e a autenticidade de cada certidão. Uma certidão positiva com efeito de negativa pode comprovar regularidade; uma certidão vencida exige análise do momento em que perdeu a validade e das possibilidades legais de atualização.

Quais certidões podem ser exigidas para licitação?

O artigo 68 da Lei nº 14.133/2021 trata da habilitação fiscal, social e trabalhista. Ele prevê a verificação de inscrição no CPF ou CNPJ, inscrição nos cadastros de contribuintes pertinentes, regularidade perante as Fazendas aplicáveis, Seguridade Social, FGTS e Justiça do Trabalho, além do cumprimento da regra constitucional sobre trabalho de menores.

Essa tabela é um ponto de partida, não uma lista obrigatória e idêntica para todo certame. O artigo 68 menciona a Fazenda estadual e/ou municipal e relaciona o cadastro de contribuintes ao ramo de atividade e ao objeto. Uma fornecedora de mercadorias pode precisar comprovar inscrição e regularidade estadual; em serviços sujeitos ao ISS, a documentação municipal tende a ser relevante. O manual do TCU sobre habilitação fiscal, social e trabalhista ajuda a interpretar essa pertinência.

CNPJ, inscrições fiscais e declaração sobre trabalho de menores também podem integrar a habilitação, mas não são “certidões negativas”. A certidão de feitos sobre falência pertence à qualificação econômico-financeira, prevista no artigo 69 da Lei nº 14.133/2021. Para conferir os demais grupos de documentos, veja o checklist de habilitação da Effecti.

Como emitir e conferir cada certidão?

Certidão federal da Receita Federal e PGFN

Acesse o serviço oficial de regularidade fiscal, escolha a emissão para pessoa jurídica e informe o CNPJ. O serviço permite obter a certidão negativa ou positiva com efeitos de negativa, conforme a situação fiscal. Se a emissão não for possível, consulte as pendências indicadas pelos órgãos responsáveis antes de tentar novamente.

A certidão conjunta já abrange as contribuições previdenciárias nela incluídas. Portanto, não presuma que o edital exige uma “CND do INSS” separada para comprovar a mesma regularidade federal. Confira a redação da exigência e a abrangência do documento emitido. A Receita Federal informa validade de 180 dias; use a data exata que consta na certidão.

Certificado de Regularidade do FGTS

Na consulta de regularidade do empregador da Caixa, informe a inscrição solicitada para obter o CRF. O certificado comprova a regularidade perante o FGTS. As orientações da Caixa estabelecem prazo de 30 dias; confirme no arquivo as datas de início e fim da validade. A Caixa informa que a renovação pode ser feita a partir do 26º dia de validade, se a empresa continuar regular.

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas

Emita a CNDT no portal da Justiça do Trabalho e use o mesmo serviço para validar o documento apresentado. Segundo o TST, a certidão é gratuita, tem validade nacional de 180 dias e, quando emitida para pessoa jurídica, informa a situação da empresa em relação a seus estabelecimentos, agências e filiais.

Certidões estadual e municipal

Use o portal oficial da Fazenda do estado ou do município indicado pela situação da empresa e pela exigência do edital. Confira se a certidão cobre o tributo, a inscrição e o estabelecimento pertinentes. Não há validade nacional única para esses documentos.

Se a empresa for isenta ou não possuir determinada inscrição, verifique qual declaração ou prova equivalente o ente emissor e o edital admitem; no âmbito do SICAF, a IN nº 3/2018, artigo 13, prevê declaração da Fazenda competente ou equivalente para comprovar isenção.

Certidão estadual: confirme se a empresa possui inscrição estadual, qual tributo ou conjunto de débitos o documento cobre e se o emissor exige certidões distintas para débitos inscritos e não inscritos em dívida ativa. Quem fornece mercadorias costuma precisar dessa conferência com atenção especial. Como nomes e modelos variam entre estados, use o serviço oficial da Fazenda competente e compare a abrangência com o edital.

Certidão municipal: identifique o município da sede ou domicílio do licitante e verifique se a certidão solicitada cobre tributos mobiliários, imobiliários ou ambos. Para uma prestadora de serviços sujeitos ao ISS, a inscrição e a regularidade municipais podem ser centrais. O documento não é substituído automaticamente por uma certidão estadual ou federal. Se a exigência não corresponder à atividade da empresa, peça esclarecimento ao órgão no prazo do edital, em vez de presumir que pode ignorá-la.

O que fazer quando uma certidão não é emitida?

Identifique primeiro qual órgão bloqueou a emissão e por quê. Uma pendência de pagamento, um cadastro inconsistente e uma informação ainda não processada exigem providências diferentes. Não deixe essa verificação para a convocação de habilitação.

• Certidão federal: consulte as pendências no serviço da Receita Federal para liberar a emissão. Se a certidão não sair após a regularização ou depender de prova adicional, como decisão judicial, o serviço orienta a solicitar a liberação por processo digital. Para pendência comprovadamente indevida administrada pela PGFN, confira o procedimento próprio no Regularize.
• CRF do FGTS: consulte o impedimento no sistema da Caixa. As orientações da Caixa incluem débitos, parcelamentos e inconsistências cadastrais entre as possíveis causas. Desde 1º de junho de 2026, débitos de FGTS inscritos em Dívida Ativa e sem parcelamento ativo na Caixa são tratados pela PGFN, conforme sua orientação oficial; a regularização ocorre no portal Regularize. A emissão do CRF e os demais casos indicados pela Caixa permanecem nos canais correspondentes.
• CNDT: confirme o registro no portal da Justiça do Trabalho. O TST informa que erros de lançamento, inclusão e exclusão de devedores devem ser tratados com a Corregedoria Regional do TRT competente.
• Certidão estadual ou municipal: consulte o órgão emissor para identificar a pendência e o procedimento de correção. Não há um fluxo nacional único para esses documentos.

Guarde os protocolos e comprovantes de regularização para acompanhar o caso, mas não presuma que um protocolo substitui a certidão exigida. Confira a legislação, o edital e eventual decisão expressa da Administração.

Quando a empresa precisa apresentar as certidões?

Como regra da Lei nº 14.133/2021, os documentos de habilitação são apresentados pelo licitante vencedor, salvo quando a fase de habilitação antecede o julgamento. Os documentos relativos à regularidade fiscal, em qualquer caso, são exigidos depois do julgamento das propostas e apenas do licitante mais bem classificado, conforme o artigo 63, incisos II e III.

Prepare os documentos antes da disputa mesmo quando o envio ocorrer depois. Leia no edital o prazo de convocação, os formatos aceitos e a forma de consulta. O artigo 68, § 1º, permite que os documentos de regularidade sejam substituídos ou supridos, total ou parcialmente, por outros meios hábeis, inclusive eletrônicos.

O SICAF elimina a necessidade de conferir as certidões?

Não. O SICAF é o cadastro utilizado no âmbito federal descrito pelo Compras.gov.br. O artigo 70, inciso II, da Lei nº 14.133/2021 permite substituir documentos por registro cadastral público quando isso estiver previsto no edital. O fornecedor ainda precisa conferir se o registro cobre cada requisito, se as informações estão válidas e quais arquivos complementares são exigidos. Outros entes e portais podem adotar procedimentos diferentes.

Quando a documentação de habilitação pode ser dispensada?

O artigo 70, inciso III, da Lei nº 14.133/2021 permite dispensar a documentação de habilitação, total ou parcialmente, em contratações para entrega imediata, nas de valor inferior a um quarto do limite de dispensa para compras em geral e nas de produto para pesquisa e desenvolvimento dentro do limite legal.

Trata-se de uma possibilidade a ser definida pela Administração no processo, não de uma escolha unilateral do fornecedor. Confira o edital ou aviso antes de deixar de apresentar qualquer documento; a verificação necessária à formalização ou prorrogação do contrato também deve ser observada.

Certidão positiva com efeito de negativa serve para licitação?

Sim, para a regularidade que ela abrange. Na esfera tributária, o artigo 206 do Código Tributário Nacional atribui à certidão positiva com efeito de negativa os mesmos efeitos da negativa nas hipóteses legais, como crédito com exigibilidade suspensa. Na esfera trabalhista, o TST também prevê certidão positiva com os mesmos efeitos da CNDT em situações determinadas.

Uma dívida, isoladamente, não responde se a empresa pode ser habilitada. O efeito da certidão emitida, a espécie de débito e as condições legais são decisivos. Também não basta afirmar que houve parcelamento ou ação judicial: confirme se o órgão competente efetivamente reconhece a situação e emite o documento adequado.

O artigo 206 do Código Tributário Nacional menciona, entre outras hipóteses, créditos ainda não vencidos, cobrança executiva com penhora efetivada e exigibilidade suspensa. Na prática, o fornecedor deve obter a certidão emitida pelo órgão competente, não tentar demonstrar sozinho que um débito deveria produzir efeito de negativa. Para débitos trabalhistas, confira a espécie de certidão disponibilizada pelo TST e as condições que constam no documento.

O que fazer se uma certidão venceu?

Primeiro, registre três datas: recebimento das propostas, vencimento da certidão e momento da habilitação. O artigo 64, inciso II, da Lei nº 14.133/2021 admite, em diligência, atualizar documento cuja validade tenha expirado depois da data de recebimento das propostas. A regra não transforma qualquer documento já vencido em documento automaticamente aceitável.

Guarde a certidão originalmente apresentada, a nova emissão, os comprovantes de consulta e as mensagens da sessão. Se houver inabilitação, esses registros permitem identificar o fundamento da decisão e avaliar as medidas cabíveis no prazo do edital.

Se a certidão já estava vencida antes do recebimento das propostas, o inciso II do artigo 64 não assegura sua simples troca por outra emitida depois. Isso não dispensa o agente de examinar os meios de comprovação admitidos em lei e no edital, uma consulta eletrônica válida ou a hipótese específica de ME/EPP.

Após a entrega dos documentos, a diligência para complementar informações sobre documento já apresentado também tem os limites do artigo 64, inciso I: deve servir para apurar fatos existentes na abertura do certame. A decisão precisa ser fundamentada.

Qual é o prazo para ME e EPP regularizarem certidões?

A microempresa ou empresa de pequeno porte que faz jus ao tratamento da LC nº 123/2006, artigos 42 e 43, deve apresentar toda a documentação fiscal e trabalhista exigida, mesmo que ela mostre restrição. Se for declarada vencedora, terá cinco dias úteis para regularizar, prorrogáveis por igual período a critério da Administração. A regularização pode envolver pagamento, parcelamento e emissão de certidão negativa ou positiva com efeito de negativa.

Se a ME ou EPP não regularizar a documentação no prazo aplicável, o artigo 43, § 2º, da LC nº 123/2006 prevê a perda do direito à contratação, sem prejuízo das consequências legais cabíveis. Por isso, a equipe deve começar a tratar a pendência antes da sessão: os cinco dias úteis são uma oportunidade legal de regularização depois da declaração de vencedora, não um prazo seguro para descobrir a origem do débito.

Matriz e filial precisam apresentar certidões diferentes?

Depende do emissor e da abrangência do documento. A regra da certidão federal conjunta estabelece validade para a matriz e suas filiais. O TST informa que a CNDT de pessoa jurídica abrange seus estabelecimentos, agências e filiais. Já a consulta ao CRF, as inscrições e as certidões locais devem ser conferidas conforme o estabelecimento participante e as regras do respectivo emissor.

Antes de enviar, compare o CNPJ da proposta com o cadastro no portal, as inscrições fiscais, o endereço e a abrangência escrita nas certidões. Se houver diferença entre matriz e filial, documente por que o arquivo apresentado cobre a licitante e confira o que o edital admite.

Certidão de falência ou de inidoneidade substitui a CND fiscal?

Não. A certidão de feitos sobre falência, prevista no artigo 69, inciso II, da Lei nº 14.133/2021, integra a qualificação econômico-financeira. Ela não comprova regularidade tributária, do FGTS ou trabalhista. Veja as condições de emissão no guia específico da Effecti sobre certidão de falência para licitação.

Já a “certidão negativa de licitantes inidôneos” verifica um tipo de impedimento, não a situação fiscal da empresa. O TCU oferece consulta consolidada de pessoa jurídica com resultados de cadastros do TCU, CNJ e CGU; a CGU também oferece certidão correcional. Confira a exigência do edital e o alcance de cada consulta. Nenhuma delas substitui as certidões de regularidade fiscal, social e trabalhista aplicáveis.

A existência de recuperação judicial, por si só, não deve ser confundida com falência declarada nem com irregularidade fiscal. A certidão de feitos e os documentos econômico-financeiros precisam ser avaliados conforme o edital e o caso concreto. Como há um artigo específico sobre certidão de falência, esta página mantém o foco nas certidões de regularidade e na distinção entre os documentos.

Como manter as certidões prontas para a habilitação?

Monte uma matriz documental por edital: relacione exigência, documento, emissor, CNPJ, abrangência, vencimento, forma de validação, etapa de envio e responsável. Uma pasta de certidões atualizadas pode continuar incompleta para uma contratação específica.

• Ao ler o edital: marque as certidões exigidas, o que será consultado eletronicamente e o prazo para anexar arquivos.
• Antes da proposta: confira pendências nos emissores e planeje a renovação, especialmente do CRF, que tem validade de 30 dias.
• Antes do envio: compare o CNPJ da proposta com o da certidão, inclusive em caso de matriz e filial; confira abrangência, vencimento escrito no documento, resultado negativo ou positivo com efeito de negativa, legibilidade e código de autenticidade.
• Na convocação: acompanhe as mensagens do portal, o horário limite e a versão efetivamente enviada. Responda a uma diligência dentro do prazo indicado.
• Para comprovar o ocorrido: guarde o edital, as certidões apresentadas, as consultas oficiais, os comprovantes de envio e as mensagens da sessão.

Localize as exigências de cada edital com a Minha Effecti

A Aimê ajuda a localizar cláusulas e exigências nos documentos do edital, enquanto a Minha Effecti organiza oportunidades e etapas da participação. A equipe ainda deve conferir cada certidão no órgão emissor e validar as regras do processo.

A regularidade deve continuar durante o contrato?

Sim. O artigo 92, inciso XVI, da Lei nº 14.133/2021 exige que o contratado mantenha, durante a execução, as condições requeridas para a habilitação. Antes de formalizar ou prorrogar o contrato, o artigo 91, § 4º, determina que a Administração verifique a regularidade fiscal e outras informações indicadas na lei.

Se surgir uma pendência, identifique sua origem, busque a regularização e responda formalmente à fiscalização do contrato. A consequência não é automática: depende da obrigação descumprida, do contrato, da atuação da Administração e do processo aplicável.

Uma certidão vencida ou uma irregularidade fiscal posterior não significa, por si só, extinção imediata do contrato. Também não autoriza presumir retenção definitiva do pagamento de fornecimento ou serviço já executado; a AGU reúne orientação e jurisprudência sobre a distinção entre regularidade para contratar e pagamento pelo que foi prestado.

Perguntas frequentes sobre certidões para licitação

É preciso emitir uma CND do INSS separada?

Em regra, a certidão conjunta da Receita Federal e PGFN já abrange as contribuições previdenciárias incluídas em sua emissão. Confira a redação do edital e a abrangência da certidão federal apresentada.

Empresa sem inscrição estadual precisa apresentar certidão estadual?

Depende da atividade, do objeto e do edital. Se a empresa for isenta ou não estiver sujeita à inscrição, verifique a prova de isenção ou equivalente admitida pela Fazenda competente e pelo processo; não apresente uma certidão de outro tributo como substituta automática.

Cadastro ativo no SICAF dispensa todas as certidões?

Não automaticamente. O registro pode substituir documentos quando o edital o prevê e quando cobre o requisito exigido. Certidões vencidas, dados não abrangidos pelo cadastro e exigências complementares ainda precisam ser verificados.

Certidão negativa de inidoneidade é a mesma coisa que CND fiscal?

Não. A primeira informa o resultado de uma consulta sobre impedimentos em determinado cadastro; a CND fiscal comprova regularidade perante a Fazenda abrangida pelo documento. Confira separadamente cada exigência do edital.

Conteúdo produzido pela Equipe Editorial da Effecti Este artigo foi elaborado pela equipe editorial da Effecti, que acompanha temas relacionados a licitações públicas, Lei 14.133/2021, portais de compras governamentais, documentação, propostas e estratégias para fornecedores do setor público. Nossos conteúdos são produzidos com base em pesquisa, experiência prática do mercado e consulta a fontes oficiais. Conheça nossa equipe editorial. Conteúdo revisado e atualizado pela equipe editorial da Effecti.