Dê play e descubra como reduzir custos nas licitações públicas com apoio da tecnologia e gestão estratégica:
Existem diversas formas de atuar de maneira sustentável no cenário das compras públicas: adoção de tecnologias, mudanças estratégicas, ampliação ou redução de equipes, dentre outras.
No entanto, a redução de custos nas licitações públicas sempre ganham destaque quando o assunto é crescimento consciente.
Homologar editais é apenas o topo do iceberg no mercado público e conhecer técnicas para atuar com orçamentos reduzidos é fundamental para superar momentos de instabilidade econômica, licitar com estratégia e ganhar eficiência na operação.
Mas, apesar disso, muitos licitantes ainda não conhecem as melhores práticas para reduzir seus gastos, tanto em questões financeiras quanto em outros recursos. Por isso, neste artigo, vamos explorar esses métodos.
Onde as empresas mais gastam nas licitações?
Antes de saber como reduzir custos nas licitações públicas, é preciso analisar e identificar os setores que mais contribuem com o crescimento do orçamento.
Despesas com equipe mal estruturada
Vender para a administração pública exige um preparo diferente das vendas B2B ou B2C.
Os profissionais responsáveis pelas vendas públicas na empresa precisam ter conhecimento em licitações, jargões da área de direito, administração, dentre outras habilidades específicas da área.
Logo, uma equipe mal estruturada pode gerar prejuízos para a empresa, não apenas na questão financeira, mas também em aspectos jurídicos, levando a empresa a sofrer sanções, por exemplo.
- Leia nosso artigo e veja como investir em treinamentos para a equipe comerciais e aumentar o sucesso da sua empresa nas licitações!
Retrabalho em propostas e documentos
Outro problema que pode gerar gastos desnecessários é a falta de atenção aos detalhes dos processos licitatórios.
Muitas vezes, erros em tarefas manuais e/ou documentações atrasadas e vencidas geram extensas horas de retrabalho para o time, além de custos com reemissão de última hora ou — até mesmo —, a perda de lucratividade em um processo.
Falta de controle de prazos gerando multas ou exclusões
Além dos contratempos citados anteriormente, a má gestão de prazos e processos pode ser uma das principais causas de custos elevados na empresa, uma vez que podem causar penalidades, multas ou sanções para o negócio.
Uso ineficiente de recursos internos
Por fim, o uso ineficiente de recursos internos é o obstáculo mais comum para a redução de custos em qualquer área da empresa, mas principalmente no setor de licitações.
Ao investir em ferramentas e técnicas ineficientes e/ou que serão subutilizadas, a empresa não apenas perde dinheiro, como também constrói uma cultura de maus hábitos na equipe.
Dessa forma, os equipamentos com alto potencial ficam apenas consumindo investimento e, posteriormente, a aquisição de novas tecnologias e recursos pode ser ignorada pelo time. Teste o nível de maturidade do seu time e veja como solucionar esse problema na sua operação:
Gestão estratégica para reduzir custos nas licitações
Identificados os problemas, é preciso traçar rotas para solucioná-los e parar de desperdiçar recursos.
Para orientar corretamente os times e controlar os recursos internos, é recomendado implementar uma gestão estratégica no setor de licitações; com uma equipe de alto desempenho e uma liderança ativa que possa acompanhar as demandas, o sucesso nas compras públicas é garantido.
As principais funções do gestor incluem:
- Organizar fluxos de trabalho: com a criação de processos e “Passo a Passo Padronizados (POP’s)”, cada etapa terá mais eficiência. Alguns processos cruciais são: busca e análise de editais, cadastro de propostas, disputa de lances e monitoramento de chat, além do processo para a execução do contrato.
- Delegação clara das tarefas: a liderança também deve definir os responsáveis por cada etapa da licitação, a fim de evitar sobrecarga de funções e construir uma boa comunicação interna.
- Controlar os orçamentos e indicadores: estabelecer e monitorar KPIs, Key Performance Indicator (Indicador-Chave de Desempenho), para acompanhar os gastos do setor e ajustar conforme necessário.
- Evitar desperdícios: identificar tarefas repetitivas, como baixar editais manualmente e revisar documentos sem padronização, e substituí-las por processos automatizados.
Benefícios de reduzir custos nas licitações
Com uma gestão eficiente, a empresa passa a conquistar resultados mais expressivos nas licitações, com destaque para:
- maior competitividade sem comprometer margens estabelecidas pela empresa;
- escalabilidade da operação, com apoio da tecnologia para executar tarefas manuais;
- sustentabilidade e crescimento no longo prazo, com a operação mais concentrada no futuro da empresa.
Tecnologia como parceira na redução de custos nas licitações
Por último, além de estabelecer procedimentos mais ágeis e investir na resolução de problemas internos para maior aproveitamento dos recursos atuais, a adoção da tecnologia para redução de custos operacionais é uma das estratégias mais eficientes.
Com uma plataforma completa como a Minha Effecti, as empresas investem um único valor e têm acesso a ferramentas que potencializam todas as etapas do processo licitatório, remanejando os esforços da equipe para questões verdadeiramente estratégicas.
- Busca de editais: automatizar essa etapa evita horas de busca manual, permitindo que a empresa participe de mais processos. O aplicativo da Effecti, por exemplo, oferece sugestões personalizadas de licitações conforme o nicho de atuação do negócio.
- Leitura e interpretação de exigências: com o uso de ferramentas de inteligência artificial, é possível identificar editais com alto potencial em segundos. Com a Aimê, inteligência artificial da Minha Effecti, as empresas podem encontrar informações no edital e descobrir rapidamente se é uma oportunidade viável ou não.
- Gestão de documentos: centralizar e padronizar a documentação evita retrabalho. Com o Cadastro de Propostas da Minha Effecti, todos os documentos são organizados para que a empresa possa consultá-los rapidamente durante o processo.
- Preparação da proposta: também é possível encontrar modelos prontos e utilizar o recurso de revisões colaborativas com o Cadastro de Propostas da ME.
- Disputa: por fim, com o Robô de Lances da Minha Effecti, sua empresa determina a margem esperada, valores de lances e estratégias de disputa. Dessa forma, o robô atua em disputas simultâneas, enquanto a equipe redireciona esforços para o crescimento sustentável da empresa.
