Dê o play e confira como uma equipe de alto desempenho nas licitações pode transformar sua participação nas compras públicas:
Atuar no mercado de licitações requer diversos recursos numa empresa. Afinal, as vendas B2G (business to Government ou de empresas para o Governo), envolvem processos e estratégias diferentes das compras diretas para o consumidor ou mesmo entre empresas.
E, neste cenário, empresas que disputam muitos processos podem acabar caindo em erros e problemas repetidas vezes por conta da falta de conhecimento sobre licitações e falhas na organização interna.
Por isso, essas equipes podem acabar perdendo oportunidades por atrasos ou documentações inadequadas e acabam tendo retrabalho constante para adequar suas propostas.
Se a sua equipe já passou — ou passa — por algum desses problemas, confira o artigo até o final e entenda como atuar de forma organizada nas licitações.
Desafios enfrentados pelas equipes de licitações nas empresas
Um dos primeiros passos para começar a vender para a Administração Pública é construir uma equipe interna que acompanhe os processos licitatórios.
O tamanho dessa equipe vai variar conforme a quantidade de licitações que a empresa pretende ou prevê que participará. Num primeiro momento, é possível que sua equipe seja composta por apenas uma pessoa, mas ganhe escala no futuro.
No entanto, independentemente do tamanho da equipe, existem desafios comuns que podem impactar os resultados das suas disputas, como:
- alta demanda: os processos licitatórios são burocráticos e exigem atenção aos detalhes e acompanhamento constante das etapas, o que pode gerar uma alta demanda para as equipes;
- prazos curtos: cada etapa do processo possui prazos bem definidos pelos editais e, na maioria das vezes, são curtos devido à urgência dos recursos por parte da administração pública;
- disputas simultâneas: além da burocracia dos processos, as empresas costumam participar de diversas licitações ao mesmo tempo, o que ajuda a aumentar as demandas da equipe;
- trabalho manual em excesso: muitas empresas ainda licitam com processos 100% manuais, o que demanda mais tempo e atenção das equipes e, consequentemente, a deixa mais suscetível ao erro.
O papel da liderança e do planejamento estratégico nas licitações
Com a construção de uma equipe, é indispensável contar com uma figura de liderança dentro deste time.
A presença de um gestor ou coordenador que possa liderar essa equipe rumo ao sucesso nas licitações será fundamental na formação de uma cultura exponencial de alto desempenho.
Essa persona, portanto, deve:
- criar processos claros: estabelecer uma divisão de tarefas entre a equipe e garantir o cumprimento das metas em todas as etapas dos processos licitatórios;
- manutenção da cultura de alto desempenho: a figura de liderança na equipe deve prezar pelo desenvolvimento do time, com foco no atingimento de metas de forma sustentável e escalável;
- revisão e checagem: os coordenadores e gestores da área de licitações também devem exercer o papel de revisor, acompanhando os processos para entender se estão dentro dos prazos estabelecidos, com documentação e propostas alinhadas.
Estrutura ideal para equipes de licitação de alto desempenho
A partir da elaboração de uma equipe que atuará com licitações dentro da empresa, está na hora de estruturar as demandas que esse time será responsável.
1. Gestão de prazos e cronogramas
Empresas que trabalham ou pretendem trabalhar com vendas para o Governo devem considerar esse modelo de negócio no seu planejamento estratégico, seja ele anual ou semestral, de forma que sejam estabelecidas metas e prazos.
Dessa forma, é importante que o planejamento considere um cronograma de participação nas licitações, com base na Lei Orçamentária Anual e nas necessidades da administração pública.
2. Controle e centralização de documentos
Conforme explicado, os processos licitatórios são burocráticos e demanda diferentes recursos que as vendas comuns entre empresas ou diretamente para o consumidor final.
Por isso, é preciso conhecer e manter atualizados os documentos obrigatórios para a participação desses processo, como, por exemplo:
- Contrato Social, Estatuto ou Requerimento de Empresário;
- Registro comercial;
- Ata de eleição ou posse dos administradores;
- Documento de identidade dos sócios/administradores.
Caso a documentação solicitada esteja em desconformidade com as exigências do edital, a empresa poderá ser penalizada e até impedida de participar de outras licitações.
Com a Minha Effecti, sua equipe pode simplificar esse processo! Na etapa Cadastrar, é possível adicionar todos os documentos necessários para a participação em um edital, organizá-los e atualizá-los com mais eficiência:
3. Comunicação e integração de equipes
Apesar dos processos licitatórios se concentrarem principalmente no setor de licitações da empresa, é comum que os demais times precisem de acesso à informação.
Manter a comunicação clara e objetiva entre a equipe de licitações e os demais times é fundamental para o funcionamento dos processos, afinal, muitas documentações e liberações podem depender dos times Financeiro e Jurídico, por exemplo.
4. Acompanhamento inteligente
Por fim, as compras públicas exigem acompanhamento constante. Desde a análise do edital, até o acompanhamento do chat, todas as etapas precisam seguir os padrões estabelecidos com atenção.
Durante esse acompanhamento é quando acontecem os maiores casos de erros manuais, por conta do volume de processos que precisam ser analisados.
Como a tecnologia potencializa equipes de licitações
Utilizando a tecnologia, é possível reduzir a incidência de erros e elevar os resultados.
Com a Minha Effecti, sua equipe pode receber avisos de licitações compatíveis com o negócio, analisar editais com IA, cadastrar propostas e documentos para evitar problemas nas disputas e muito mais.
Benefícios de automatizar sua operação
Com a Minha Effecti, você automatiza a disputa de lances e o monitoramento de chat dos pregões, limitando as interações aos valores pré-estabelecidos para não correr o risco de erros que possam causar prejuízo.
Utilize a tecnologia a seu favor e:
- reduza os erros e retrabalho nas propostas;
- ganhe agilidade para licitar em processos simultâneos;
- aumente a taxa de sucesso em contratos homologados;
- deixe de perder oportunidades por falhas internas.
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