Equalização de ICMS em pregão eletrônico: como funciona e como calcular?

A equalização de ICMS em pregão eletrônico é um ajuste usado para comparar propostas de fornecedores sujeitos a tratamentos interestaduais diferentes. O sistema mantém o lance informado pelo licitante, mas calcula um valor equalizado para fins de classificação, acrescentando o impacto do diferencial de alíquota quando a compra estiver configurada dessa forma.

Na prática, o fornecedor precisa distinguir três informações: o preço que efetivamente ofertou, o valor comparativo exibido após a equalização e o valor que servirá de referência para a contratação. A regra aplicável deve estar descrita no edital, nos anexos e nas informações do item no sistema.

O que é equalização de ICMS em pregão eletrônico?

A equalização de ICMS é um mecanismo de comparação de preços utilizado em determinadas compras interestaduais. Seu objetivo é permitir que a Administração avalie o dispêndio associado a propostas apresentadas por empresas de diferentes unidades da Federação, sem olhar apenas para o preço nominal registrado no lance.

O Portal de Compras do Governo Federal explica que o pregão com equalização foi desenvolvido para situações em que o comprador realiza o recolhimento do diferencial de ICMS relativo a produtos procedentes de outros estados. Nesses casos, a proposta mais vantajosa é identificada considerando o valor do lance acrescido do diferencial aplicável.

Para compreender a etapa competitiva como um todo, veja também como funciona o pregão eletrônico e quais informações precisam ser acompanhadas durante a sessão pública.

Quando a equalização pode aparecer no Compras.gov.br?

A equalização não deve ser tratada como uma regra automática de todo pregão eletrônico. Ela aparece quando a contratação e o item foram estruturados para considerar o diferencial de ICMS, normalmente em aquisições de bens nas quais o órgão ou a entidade compradora é contribuinte do imposto e pode ser responsável pelo recolhimento da diferença.

Antes de cadastrar a proposta, confira:

• se o edital menciona equalização, diferencial de alíquota ou fator de ICMS;
• se há regra específica nas observações do item, termo de referência ou anexos;
• qual unidade da Federação será considerada como origem do faturamento;
• qual é o local efetivo de entrega e o estabelecimento destinatário;
• se o órgão informa ser contribuinte do ICMS;
• qual tratamento foi previsto para benefícios fiscais, mercadorias importadas e regimes diferenciados.

Essa conferência deve fazer parte da análise do edital de licitação. O sistema executa a operação configurada, mas não substitui a verificação tributária da empresa nem corrige uma origem de faturamento informada de maneira equivocada.

Qual é a base tributária e licitatória da equalização?

A base tributária começa no art. 155 da Constituição Federal. Nas operações destinadas a consumidor final localizado em outro estado, aplica-se a alíquota interestadual e o estado de destino recebe a diferença entre sua alíquota interna e a interestadual.

A responsabilidade pelo recolhimento depende do enquadramento do destinatário: quando ele é contribuinte do ICMS, a responsabilidade pela diferença é atribuída ao destinatário; quando não é contribuinte, a regra geral atribui a responsabilidade ao remetente. Por isso, não é correto afirmar que todo órgão público recolhe o DIFAL.

Na parte licitatória, a Lei nº 14.133/2021 não cria um instituto chamado “equalização de ICMS”. O mecanismo se relaciona aos princípios de isonomia, julgamento objetivo e seleção da proposta apta a gerar o resultado mais vantajoso. No âmbito federal, a Instrução Normativa SEGES/ME nº 73/2022 determina que o julgamento por menor preço ou maior desconto considere o menor dispêndio para a Administração, dentro dos parâmetros definidos no edital.

Como calcular o fator de equalização do ICMS?

Em editais e registros do Compras.gov.br que utilizam esse modelo, o fator aparece com a seguinte estrutura:

Depois, o valor comparativo é obtido por:

Na fórmula, “ICMS de origem” normalmente corresponde à alíquota interestadual aplicável à operação. A alíquota correta não deve ser presumida apenas pela localização da sede da empresa: origem do faturamento, local de entrega, natureza da mercadoria, conteúdo de importação, benefícios fiscais e regras estaduais podem alterar o enquadramento.

Exemplo de cálculo do valor equalizado

Considere um exemplo didático em que o edital adote alíquota interna de destino de 18% e alíquota interestadual de origem de 12%:

• alíquota de destino: 18%;
• alíquota de origem: 12%;
• diferença considerada: 6 pontos percentuais;
• fator: 1 + 6 ÷ 100 = 1,06.

Se a proposta for de R$ 100.000,00, o sistema apresentará, nesse exemplo, um valor equalizado de R$ 106.000,00 para fins comparativos:

O cálculo acima não deve ser usado como tabela fixa. Alíquotas e responsabilidades precisam ser validadas para a operação real, preferencialmente com apoio da área fiscal ou contábil. Para formar o preço completo, considere também os demais impostos que incidem nas licitações.

Qual valor define a classificação e qual será contratado?

Quando a equalização estiver configurada, a ordem das propostas considera o resultado de “preço proposto × fator de equalização”. Assim, uma empresa pode registrar um lance nominal menor e, depois da equalização, ficar atrás de outro fornecedor com fator diferente.

Em registros e condições de contratação publicados no próprio Compras.gov.br, o valor do instrumento contratual corresponde à proposta vencedora não equalizada. Essa distinção precisa aparecer com clareza no edital: o valor equalizado serve para julgamento, enquanto o preço efetivamente contratado permanece vinculado à proposta vencedora e à eventual negociação registrada.

Se o documento trouxer redação diferente ou pouco clara, o fornecedor deve solicitar esclarecimento antes da sessão. Não é seguro presumir o tratamento apenas com base em uma experiência anterior.

O fornecedor deve cadastrar o preço já equalizado?

Em regra, não. Quando o sistema está configurado para calcular a equalização, o fornecedor informa sua proposta conforme as exigências do edital, e a ferramenta apresenta automaticamente o resultado comparativo. Cadastrar manualmente um preço já acrescido e depois permitir que o sistema aplique outro fator pode duplicar o efeito e retirar competitividade da proposta.

Há, porém, editais com instruções específicas para benefícios fiscais, alíquota de 4% ou recalculação da proposta. Nessas situações, siga exatamente o procedimento descrito e formalize dúvida pelo canal de esclarecimentos quando a regra não estiver objetiva.

Como funciona a alíquota de 4% para mercadorias importadas?

A Resolução do Senado Federal nº 13/2012 estabelece alíquota interestadual de 4% para determinados bens e mercadorias importados. Ela alcança produtos que não passaram por industrialização após o desembaraço ou que, mesmo industrializados, resultem em conteúdo de importação superior a 40%, ressalvadas as exceções da própria norma.

Portanto, não é correto aplicar 4% automaticamente a qualquer item estrangeiro. O fornecedor precisa verificar classificação fiscal, conteúdo de importação, processo produtivo, existência de similar nacional nas hipóteses previstas e demais regras tributárias.

Alguns editais também determinam como o licitante sujeito à Resolução nº 13/2012 deve recalcular ou apresentar o preço. O descumprimento pode gerar pedido de ajuste, recusa da proposta ou discussão sobre a exequibilidade, conforme o caso concreto e a regra do certame.

A íntegra da Resolução do Senado Federal nº 13/2012 deve ser consultada antes de adotar a alíquota no cálculo.

Checklist antes de disputar um pregão com equalização

1. Localize a regra no edital. Pesquise por “ICMS”, “equalização”, “DIFAL”, “origem”, “destino” e “fator”.
2. Confirme o local de faturamento. Não confunda sede, filial, estoque, emissão da nota e local de entrega.
3. Valide as alíquotas. Use a legislação aplicável à mercadoria e à operação, não uma porcentagem genérica.
4. Verifique o enquadramento do comprador. A responsabilidade pelo DIFAL muda conforme o destinatário seja ou não contribuinte.
5. Revise benefícios e exceções. Inclua tratamento de importados, regimes especiais, isenções e incentivos quando forem aplicáveis.
6. Calcule o preço mínimo sustentável. Considere o lance nominal e o efeito do valor equalizado no ranking.
7. Registre dúvidas antes da sessão. Peça esclarecimento quando o edital não informar origem, alíquota ou regra de contratação com precisão.
8. Revise a proposta final. Confira se a planilha, o valor negociado e os documentos refletem o enquadramento tributário correto.

Na definição da margem, o conteúdo sobre formação de preço com mark-up e BDI ajuda a organizar custos, tributos, despesas e lucro antes de estabelecer o limite da disputa.

Erros comuns na equalização de ICMS

• considerar que a equalização existe em todos os pregões eletrônicos;
• informar a unidade de origem sem conferir qual estabelecimento emitirá a nota fiscal;
• usar alíquota interestadual genérica sem validar a mercadoria e a operação;
• cadastrar o valor manualmente equalizado quando o sistema já fará o cálculo;
• confundir o valor do ranking com o preço que será contratado;
• aplicar a alíquota de 4% a todo produto importado;
• ignorar instruções específicas do edital sobre benefício fiscal ou proposta final;
• reduzir o lance nominal sem recalcular margem, frete, tributos e custo de execução.

Como organizar a estratégia de lances com a Effecti?

A análise tributária precisa ser concluída antes da disputa. Com o preço mínimo definido, a empresa pode configurar sua estratégia operacional e acompanhar pregões com mais controle. A Minha Effecti reúne oportunidades, propostas, disputas e monitoramento em uma plataforma, além de permitir o uso de robô de lances em licitações conforme os limites e parâmetros estabelecidos pela própria empresa.

A plataforma não substitui o contador, a legislação tributária nem a leitura do edital. Sua função é apoiar a execução da estratégia já definida, reduzir tarefas manuais e centralizar o acompanhamento da operação. Em pregões com equalização, o ponto principal é configurar limites com base na margem real e acompanhar o valor que efetivamente determina a posição no item.

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Perguntas frequentes sobre equalização de ICMS

O que é equalização de ICMS em pregão eletrônico?

A equalização de ICMS é um ajuste usado em determinadas compras interestaduais para comparar o custo das propostas após considerar o diferencial de alíquota. O lance informado pelo fornecedor é preservado, e o sistema calcula um valor equalizado para classificação quando o item foi configurado dessa forma.

A equalização de ICMS altera o lance enviado?

Não. O lance nominal continua sendo o valor registrado pelo fornecedor. A equalização gera outro valor para comparação e ordenação das propostas, conforme o fator previsto para o item.

Todo pregão eletrônico tem equalização de ICMS?

Não. A equalização depende da configuração da contratação e da regra prevista no edital. Ela costuma ser usada em aquisições interestaduais nas quais o comprador precisa considerar o diferencial de ICMS.

Como é calculado o fator de equalização?

Nos modelos usuais, o fator é calculado por 1 + (ICMS de destino − ICMS de origem) ÷ 100. O valor da proposta é multiplicado por esse fator para gerar o valor equalizado, mas as alíquotas devem ser confirmadas no edital e na legislação aplicável.

O fornecedor deve cadastrar o valor já equalizado?

Em regra, não. Quando a equalização está configurada no sistema, o fornecedor cadastra o preço da proposta conforme o edital e o próprio sistema calcula o valor comparativo. Instruções específicas do certame devem prevalecer.

Qual valor define a classificação?

Nos itens com equalização, a classificação considera o valor equalizado. Por isso, o menor lance nominal nem sempre ocupa a primeira posição depois da aplicação dos fatores.

Qual valor será usado na contratação?

Nos modelos usuais publicados no Compras.gov.br, a contratação considera a proposta vencedora não equalizada. O fornecedor deve confirmar essa regra no edital, na ata e no registro da negociação do processo específico.

Quem recolhe o DIFAL em uma venda para órgão público?

A responsabilidade depende do enquadramento do destinatário. Quando o comprador é contribuinte do ICMS, a regra geral atribui a ele o recolhimento da diferença; quando não é contribuinte, a responsabilidade costuma ser do remetente. A operação e a legislação estadual precisam ser verificadas.

Todo produto importado usa alíquota interestadual de 4%?

Não. A Resolução do Senado Federal nº 13/2012 define condições e exceções para a alíquota de 4%. O enquadramento depende, entre outros pontos, do processo de industrialização e do conteúdo de importação da mercadoria.

O que fazer quando o edital não explica a equalização?

O fornecedor deve enviar pedido de esclarecimento antes da sessão, solicitando a indicação das alíquotas, da origem considerada, do fator aplicado e do valor que será usado na contratação. Não é recomendável montar a proposta com base em suposições.

Conteúdo produzido pela Equipe Editorial da Effecti Este artigo foi elaborado pela equipe editorial da Effecti, que acompanha temas relacionados a licitações públicas, Lei 14.133/2021, portais de compras governamentais, documentação, propostas e estratégias para fornecedores do setor público. Nossos conteúdos são produzidos com base em pesquisa, experiência prática do mercado e consulta a fontes oficiais. Conheça nossa equipe editorial. Conteúdo revisado e atualizado pela equipe editorial da Effecti.