Impostos nas licitações: cálculo e retenções em 2026

Quem vende para o governo paga os mesmos tributos de quem vende para empresas privadas: ISS ou ICMS, PIS e Cofins, IRPJ e CSLL e, em alguns casos, IPI e Imposto de Importação. Na licitação, muda o seguinte: o órgão pagador pode reter parte desses tributos no pagamento, o preço da proposta precisa embutir todos eles antes da disputa e, desde 2026, a reforma tributária começa a substituir PIS, Cofins, ICMS e ISS por CBS e IBS.

Quando o preço não embute os tributos, a margem prevista desaparece depois da vitória. Este guia mostra quais impostos incidem nas licitações, quanto os órgãos públicos retêm na fonte, como calcular o preço com tributos incluídos e o que já mudou na legislação. As regras citadas estão vigentes em setembro de 2026.

Quais impostos incidem nas licitações públicas?

Nenhum tributo é exclusivo de licitação. A incidência depende do que a empresa vende, de onde vende e do regime tributário em que está enquadrada.

Quem fornece serviços olha principalmente para o ISS. Quem fornece mercadorias olha para o ICMS e, quando há industrialização ou importação, para o IPI e o Imposto de Importação. Em pregões de mercadorias, alguns editais preveem ainda a equalização de ICMS entre propostas de estados diferentes, o que altera o valor comparado na disputa.

Quanto o órgão público retém de imposto no pagamento?

Depende de quem paga, do que foi fornecido e do regime do fornecedor. Órgãos e entidades federais retêm IR, CSLL, Cofins e PIS/Pasep sobre os pagamentos a pessoas jurídicas, quando aplicável, conforme a IN RFB nº 1.234/2012. Na tabela do Anexo I, mercadorias e bens em geral usam 1,2% de IR, 1% de CSLL, 3% de Cofins e 0,65% de PIS/Pasep, totalizando 5,85%. Para a categoria “demais serviços”, o IR é de 4,8% e o total chega a 9,45%. Outras naturezas de bens e serviços têm percentuais próprios.

Estados, Distrito Federal e municípios também retêm o IR, desde a inclusão do art. 2º-A na mesma instrução normativa. O ISS pode ser retido pelo tomador quando a lei do município atribui essa responsabilidade (LC 116/2003, art. 6º).

A retenção não é um imposto a mais. O valor retido é considerado antecipação do que a empresa deve e pode ser deduzido ou compensado nas condições do art. 9º da instrução normativa. O efeito recai sobre o caixa: a empresa recebe o valor líquido e recupera o restante na apuração dos tributos.

Cuidados para evitar retenção diferente da esperada

• O percentual segue a espécie do bem ou serviço conforme estabelecido em contrato (art. 3º, § 1º). Descrição imprecisa no contrato ou na nota pode mudar a retenção.
• O fornecedor informa no documento fiscal o valor do IR e das contribuições a reter (art. 2º, § 6º).
• Isenção, não incidência ou alíquota zero precisam constar na nota com o enquadramento legal. Sem isso, a retenção incide sobre o valor total do documento (art. 2º, § 5º).
• O optante do Simples Nacional entrega a declaração no ato da assinatura do contrato (art. 6º). A fonte pagadora também pode confirmar a opção no Portal do Simples Nacional (art. 6º, § 4º).

Não desconte tributos da nota com base em tabela genérica. Confirme o percentual com a contabilidade e com a regra do ente pagador. O passo a passo do faturamento está em nota fiscal para órgão público.

Como colocar os impostos no preço da proposta?

Quando tributos e margem são calculados como percentuais da receita, somá-los diretamente ao custo não produz a mesma margem sobre o preço de venda. Para o preço cobrir custo, tributos sobre a receita e a margem desejada, use o divisor: preço = custo total ÷ (1 − tributos sobre a receita − margem desejada).

Exemplo hipotético: um produto com custo total de R$ 70,00 (compra, frete e demais custos), vendido por empresa do Lucro Presumido, com margem desejada de 10% do preço. O ICMS de 12% serve apenas para ilustrar. Os tributos sobre a receita somam 17,93%: ICMS de 12%, PIS e Cofins cumulativos de 3,65%, IRPJ de 1,2% (8% de presunção × 15%) e CSLL de 1,08% (12% de presunção × 9%). Para manter a conta didática, o exemplo considera receita fora da parcela anual acima de R$ 5 milhões sujeita ao acréscimo da LC 224/2025 e não inclui o adicional de IRPJ.

A retenção na fonte não muda a carga tributária usada no exemplo, mas muda o caixa. Em um pagamento de R$ 97,13 por mercadorias e bens em geral a órgão federal, a retenção de 5,85% é de R$ 5,68, e a empresa recebe R$ 91,45 no pagamento. Para um exemplo de serviços em geral no Lucro Presumido, fora da parcela anual sujeita ao acréscimo da LC 224/2025, troque o ICMS pelo ISS aplicável e considere as bases de presunção correspondentes à atividade.

Os percentuais mudam com o regime, o produto, o estado e o município. Use sempre as alíquotas reais da empresa.

Checklist para calcular o preço com tributos

• Identifique se o objeto é mercadoria, serviço ou ambos, para saber se incidem ICMS, ISS ou os dois.
• Confirme o regime tributário e o faturamento acumulado do ano.
• Levante as alíquotas do seu estado e do seu município e as exigências do edital, como a equalização de ICMS.
• Confira como o contrato descreve o bem ou o serviço, porque isso define a retenção.
• Calcule o preço pelo divisor, não pelo mark-up sobre o custo.
• Simule o caixa líquido depois da retenção e considere o prazo de pagamento.
• Valide o cálculo com a contabilidade antes de cadastrar a proposta.

Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real: qual pesa menos em licitações?

Nenhum regime é o melhor em todas as licitações. O resultado depende da margem, dos custos que geram crédito, do faturamento e do tipo de objeto. Simule cada regime com os números do contrato que você pretende disputar.

Desde 2026, a LC 224/2025 acrescenta 10% aos percentuais de presunção do Lucro Presumido sobre a parcela da receita bruta total que exceder R$ 5 milhões no ano-calendário (art. 4º, § 4º, VII, e § 5º). Assim, por exemplo, 8% passam a 8,8%, 12% a 13,2% e 32% a 35,2% sobre a parcela excedente. A produção de efeitos varia conforme o tributo, nos termos do art. 14. Confirme com a contabilidade como a regra alcança a receita e as atividades da empresa.

No Simples Nacional, o limite de R$ 3,6 milhões vale para o recolhimento de ICMS e ISS dentro do regime (LC 123/2006, art. 13-A). Acompanhe o faturamento acumulado antes de assumir contratos grandes.

O que muda nos impostos das licitações com a reforma tributária?

A reforma tributária do consumo substitui gradualmente PIS, Cofins, ICMS e ISS por CBS e IBS entre 2026 e 2033. Em 2026, a transição começa com alíquotas de teste e obrigações acessórias; a substituição de PIS e Cofins pela CBS avança em 2027.

Nas compras feitas por pessoas jurídicas de direito público, a LC 214/2025 prevê redução uniforme das alíquotas de IBS e CBS por um redutor, de 2027 a 2033 (art. 472).

Na redação dada pela LC 227/2026, a regra não se aplica às aquisições que sejam simultaneamente presenciais e dispensadas de licitação, às operações sujeitas às alíquotas nacionalmente uniformes indicadas no próprio art. 472 nem às aquisições sujeitas ao Simples Nacional ou ao MEI.

O redutor incide sobre as alíquotas dos tributos e não funciona como desconto comercial: recalcule custos, créditos e margem antes de mudar o preço.

Se um tributo for criado, alterado ou extinto depois da apresentação da proposta, a Lei 14.133/2021 prevê a alteração dos preços contratados, para mais ou para menos, quando houver comprovada repercussão sobre eles (art. 134).

Para IBS e CBS em contratos alcançados pela LC 214/2025, o restabelecimento do equilíbrio exige comprovar o desequilíbrio da carga tributária efetiva. O pedido deve ser feito durante a vigência do contrato e antes de eventual prorrogação (arts. 374 e 376). Guarde a planilha de custos e a memória de cálculo da proposta.

Reajuste e repactuação seguem regras diferentes, explicadas em reajuste e repactuação de preços.

Empresas do Simples Nacional podem optar por recolher IBS e CBS pelo regime regular a partir de 2027. Para o primeiro semestre de 2027, a escolha pelo regime regular deve ser feita entre 1º e 30 de setembro de 2026, conforme a orientação divulgada pela Receita Federal.

Quem permanecer com IBS e CBS dentro do Simples não precisa exercer essa opção específica. A decisão exige simulação com a contabilidade.

Para aprofundar, veja reforma tributária nas licitações e como precificar licitações na transição de IBS e CBS.

Erros tributários que fazem empresas perderem dinheiro em licitações

• Aplicar mark-up sobre o custo, em vez de dividir pelo que sobra do preço, como no exemplo acima.
• Ignorar a retenção na fonte no fluxo de caixa e no prazo de pagamento.
• Usar alíquotas de ICMS ou ISS de outro estado ou município. O ISS, em regra, é devido no local do estabelecimento prestador, com exceções previstas em lei (LC 116/2003, art. 3º).
• Classificar o produto com a NCM errada, o que afeta IPI e ICMS.
• Descrever o bem ou o serviço de forma imprecisa no contrato e na nota, o que pode mudar o percentual de retenção.
• Manter o cálculo de meses atrás, sem revisar após mudanças de regime, de alíquota ou de lei, como a LC 224/2025 e a reforma tributária.
• Não acompanhar o faturamento acumulado do ano e o limite do regime tributário.
• Baixar o lance abaixo do custo real. Além do prejuízo, a proposta pode ser desclassificada por preço inexequível ou por não demonstrar a exequibilidade quando exigida (Lei 14.133/2021, art. 59, III e IV).

Como reduzir a carga tributária de forma legal em licitações?

Reduzir imposto legalmente é planejamento tributário: escolher, entre as opções que a lei oferece, a que gera o menor custo, com documentação e substância econômica. Não é deixar de recolher tributo devido.

• Revisar o regime tributário todo ano, simulando o faturamento e as margens esperadas dos contratos públicos.
• No Lucro Real, apropriar os créditos de PIS e Cofins permitidos nas compras e despesas.
• Conferir os incentivos fiscais estaduais e municipais aplicáveis ao produto, ao serviço e à operação. Desde 2026, a LC 224/2025 reduz diversos incentivos e benefícios tributários federais segundo regras próprias e exceções.
• Revisar a NCM dos produtos e o enquadramento do serviço na lista anexa à LC 116/2003.
• Avaliar o impacto de ICMS e ISS na origem dos produtos e no local do estabelecimento. O ISS tem, em regra, alíquota mínima de 2% e máxima de 5%; qualquer planejamento ligado à localização deve corresponder à operação real e respeitar as regras municipais aplicáveis.

Cada economia tributária só entra no preço depois de validada pela contabilidade.

Vale a pena licitar com alta carga tributária?

Pode valer, desde que o preço cubra a carga tributária efetiva, os custos e o risco do contrato. Empresas do mesmo setor podem ter efeitos fiscais diferentes por regime, créditos, origem da operação e benefícios aplicáveis; por isso, a decisão começa no cálculo da própria empresa antes do lance.

Se, depois de incluir tributos, retenção e custos, a margem não cobrir o risco do contrato, o melhor lance pode ser o que você não dá. Defina o piso da disputa antes da sessão e consulte até onde baixar o lance.

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Perguntas frequentes sobre impostos nas licitações

Existe uma alíquota única de imposto para licitações?

Não. A alíquota depende do regime tributário da empresa, do tipo de bem ou serviço, da classificação fiscal, do estado ou município e das regras aplicáveis à operação. Em 2026, também é preciso considerar as mudanças já vigentes da LC 224/2025 e a transição para IBS e CBS quando elas afetarem a proposta ou a execução do contrato.

A retenção na fonte é um imposto a mais no preço da proposta?

Não. A retenção prevista para pagamentos públicos funciona, em regra, como antecipação de tributos devidos pela empresa e afeta principalmente o valor líquido recebido e o fluxo de caixa. A formação de preço deve considerar a carga tributária efetiva sem contar o mesmo tributo duas vezes.

Empresa do Simples Nacional sofre retenção de IR, CSLL, Cofins e PIS/Pasep?

Não pela IN RFB nº 1.234/2012 em relação às receitas próprias do Simples Nacional, desde que a condição seja comprovada na forma exigida pela norma. ISS, contribuições previdenciárias e outras retenções seguem regras próprias conforme a atividade, o município e a operação.

Como precificar um contrato iniciado em 2026 que continua em 2027?

Use a regra vigente na data da proposta e simule separadamente os períodos de execução que atravessam a transição tributária. Não some automaticamente 1% ao preço em 2026: CBS e IBS têm regras de teste, compensação ou dispensa, e a partir de 2027 a substituição dos tributos altera débitos, créditos e fluxo de caixa. Guarde a memória de cálculo usada na proposta.

A mudança para IBS e CBS garante reequilíbrio automático do contrato?

Não. Nos contratos alcançados pelas regras da LC 214/2025, o restabelecimento do equilíbrio econômico-financeiro depende da comprovação de alteração da carga tributária efetiva. O pedido da contratada deve ser apresentado durante a vigência do contrato e antes de eventual prorrogação, com cálculo e elementos que demonstrem o desequilíbrio.

Fontes oficiais consultadas

• Lei nº 14.133/2021 (Nova Lei de Licitações), arts. 59 e 134
• Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012, retenção de tributos nos pagamentos de órgãos públicos
• Lei Complementar nº 116/2003, ISS
• Lei Complementar nº 123/2006, Simples Nacional
• Lei nº 9.249/1995, presunção do lucro para IRPJ e CSLL
• Lei nº 10.637/2002 e Lei nº 10.833/2003, PIS e Cofins não cumulativos
• Lei Complementar nº 224/2025, redução de benefícios tributários federais
• Lei Complementar nº 214/2025, Lei Complementar nº 227/2026 e Emenda Constitucional nº 132/2023, reforma tributária do consumo e compras governamentais
• Receita Federal, prazo de setembro de 2026 e regras de opção por IBS e CBS no Simples Nacional para 2027

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