Termo aditivo ou apostilamento: qual a diferença na Lei 14.133?

Termo aditivo é o instrumento que altera um contrato público: muda quantidade, especificação, prazo, forma de pagamento, garantia ou restabelece o equilíbrio do preço. Apostilamento é um registro simples, feito pela própria Administração, de algo que não altera o contrato porque já estava previsto nele, como o reajuste pelo índice combinado. A distinção está nos arts. 124 a 136 da Lei 14.133/2021.

Para o fornecedor, a diferença vai além da forma. O aditivo exige negociação, análise jurídica e publicação antes de valer, e executar uma mudança sem ele pode significar trabalhar sem garantia de pagamento. A apostila é mais rápida, mas é feita sem a sua assinatura, por isso o cálculo precisa ser conferido. Saber qual instrumento cabe em cada caso evita atraso no recebimento e discussões no fim do contrato.

O que é termo aditivo?

Termo aditivo é o documento que formaliza uma alteração do contrato. A Lei 14.133 separa as alterações em dois grupos no art. 124:

• Unilaterais, decididas pela Administração: mudança do projeto ou das especificações para melhor adequação técnica, e acréscimo ou diminuição da quantidade do objeto. Nesses casos, o contratado é obrigado a aceitar acréscimos ou supressões de até 25% do valor inicial atualizado, ou até 50% para acréscimos em reforma de edifício ou equipamento (art. 125).
• Consensuais, por acordo entre as partes: substituição da garantia, mudança do regime de execução ou do modo de fornecimento, mudança da forma de pagamento por circunstância superveniente e restabelecimento do equilíbrio econômico-financeiro.

A prorrogação de contratos de serviços e fornecimentos contínuos (art. 107) também é feita por termo aditivo, porque muda a vigência, que é uma condição essencial do contrato. Os limites de valor e as exceções aceitas pelo TCU estão no guia sobre aditivo contratual e o limite de 25%.

O que é apostilamento?

Apostilamento, ou apostila, é a anotação de um fato que não altera o contrato. O art. 136 da Lei 14.133 dispensa o termo aditivo e lista exemplos:

1. Reajuste ou repactuação previstos no próprio contrato, que mudam o valor sem mudar as regras.
2. Atualizações, compensações ou penalizações financeiras que decorrem das condições de pagamento já previstas.
3. Alteração da razão ou da denominação social do contratado.
4. Empenho de dotações orçamentárias, como o novo empenho de cada exercício.

A lista usa a expressão "como nas seguintes situações", então não é fechada: qualquer registro que não mude as bases do contrato pode seguir esse caminho. O guia de licitações do TCU confirma que o reajuste não precisa de termo aditivo e pode ser feito por simples apostila.

Termo aditivo ou apostilamento: diferenças lado a lado

O termo aditivo pode ser unilateral, como no acréscimo imposto pela Administração dentro do limite legal, ou bilateral. Mesmo no unilateral, se a alteração aumentar ou diminuir os encargos do contratado, o equilíbrio econômico-financeiro deve ser restabelecido no mesmo termo aditivo (art. 130).

Qual instrumento usar em cada situação

A tabela reúne as situações mais comuns na execução de contratos públicos:

Na prorrogação de contrato por escopo, a Advocacia-Geral da União orienta que a Administração avalie, em cada caso, se usa termo aditivo ou apostila para registrar as novas datas, segundo o guia do TCU sobre duração dos contratos. Para o fornecedor, o importante é que o novo prazo fique registrado por escrito antes de seguir executando.

Pequenas diferenças de quantidade em obras por preço unitário

O TCU admitiu, no Acórdão 1.643/2024-Plenário, que pequenas variações de quantitativos em empreitadas por preço unitário sejam registradas por apostila, sem termo aditivo. As condições são rígidas: a variação deve vir de imprecisões naturais da execução, sem erro ou mudança de projeto, sem novos serviços e sem aumento do valor do contrato. O edital precisa definir o que são pequenas alterações, e os acréscimos e supressões continuam contando para o limite de 25%.

Por que a escolha importa para o fornecedor

Usar o instrumento errado, ou deixar de formalizar, tem consequências diretas para quem executa o contrato:

• Executar sem aditivo é arriscado. A formalização do termo aditivo é condição para executar as prestações determinadas pela Administração (art. 132). Sem ela, a empresa pode ter dificuldade para receber pelo que entregou a mais.
• O aditivo só vale depois do PNCP. A divulgação no Portal Nacional de Contratações Públicas é condição de eficácia do contrato e de seus aditamentos (art. 94). Veja como consultar o portal no guia sobre o Portal Nacional de Contratações Públicas.
• Apostila sem conferência pode custar caro. Como a apostila é feita pela Administração, um índice aplicado errado ou uma data-base trocada reduz o valor reajustado sem que a empresa assine nada.
• Pedido fora de hora pode ser perdido. O reequilíbrio deve ser pedido durante a vigência e antes de eventual prorrogação (art. 131). Veja os detalhes em reequilíbrio econômico-financeiro do contrato.

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Exemplo prático: o mesmo contrato com apostila e com aditivo

Imagine um contrato de fornecimento contínuo de R$ 500.000,00 por ano, com reajuste anual pelo IPCA previsto em cláusula. Ao longo da execução, acontecem três fatos, e cada um pede um instrumento diferente:

O limite de 25% é calculado sobre o valor inicial atualizado, por isso o reajuste aplicado por apostila entra na base de cálculo do acréscimo. Se o órgão pedir depois mais 10% de quantidade, o acumulado chega a 30% e passa do limite que a empresa é obrigada a aceitar.

Como o fornecedor deve agir em cada caso

Quando a mudança pede termo aditivo

1. Peça por escrito, explicando a alteração, o fundamento legal e o impacto no preço e no prazo.
2. Calcule o percentual acumulado de acréscimos e supressões sobre o valor inicial atualizado e confira o limite de 25% ou 50%.
3. Inclua o reequilíbrio no mesmo termo quando a alteração mudar seus custos, como determina o art. 130.
4. Assine dentro da vigência. Aditivo de prorrogação assinado depois do fim do contrato gera questionamento.
5. Confira a publicação no PNCP antes de executar a parte nova, ou exija a autorização formal de antecipação.

Quando a mudança cabe em apostila

1. Peça o reajuste ou a repactuação na data prevista, com a memória de cálculo. O passo a passo está em reajuste e repactuação de preços.
2. Confira o índice, a data-base e o período usados pela Administração.
3. Guarde a apostila no dossiê do contrato e use o novo valor nas notas fiscais seguintes.
4. Conteste por escrito se o cálculo estiver errado, pedindo a correção com base na cláusula do contrato.

Erros comuns com aditivos e apostilas

• Não documentar o pedido do órgão. Ordens de serviço, e-mails e registros do fiscal sustentam o aditivo e o pagamento. Veja como se preparar para a fiscalização contratual.
• Tratar reequilíbrio como reajuste. O reajuste segue índice previsto e vai por apostila. O reequilíbrio depende de fato extraordinário, exige prova e vai por termo aditivo.
• Aceitar acréscimo sem calcular o acumulado. Aditivos sucessivos somam para o limite de 25%, e a supressão não compensa o acréscimo.
• Esquecer o empenho do novo ano. Sem empenho, não há pagamento. Veja como funciona a nota de empenho.
• Não atualizar a garantia. Aditivo que aumenta o valor ou o prazo pode exigir reforço da garantia contratual.
• Prorrogar sem revisar o preço. Antes de assinar a prorrogação, revise reajuste e reequilíbrio pendentes. Mais detalhes em prorrogação de contrato administrativo.

Perguntas frequentes sobre termo aditivo e apostilamento

Reajuste de contrato é feito por aditivo ou apostila?

Por apostila, quando o índice e a periodicidade já estão no contrato (art. 136, I, da Lei 14.133). Se for preciso trocar o índice ou mudar a regra de reajuste, a alteração exige termo aditivo.

Apostilamento precisa da assinatura do fornecedor?

Não. A apostila é um registro feito pela Administração. Mesmo assim, o fornecedor deve conferir o cálculo e pedir correção por escrito se houver erro.

Prorrogação de contrato é por termo aditivo?

Nos serviços e fornecimentos contínuos, sim, porque a prorrogação muda a vigência (art. 107). Nos contratos por escopo, a vigência é prorrogada automaticamente quando o objeto não é concluído (art. 111), e o registro pode ser feito por aditivo ou apostila conforme o caso.

Mudança de razão social precisa de termo aditivo?

Não. A alteração da razão ou da denominação social pode ser registrada por apostila (art. 136, III). Já a troca da empresa contratada não é mudança de nome e segue outras regras.

Reequilíbrio econômico-financeiro pode ser feito por apostila?

Não. O reequilíbrio é uma alteração por acordo entre as partes (art. 124, II, d) e é formalizado por termo aditivo, com prova do fato e do impacto nos custos.

O fornecedor pode executar o acréscimo antes de assinar o aditivo?

Só com autorização formal de antecipação, em caso de necessidade justificada. Nesse caso, o termo aditivo deve ser formalizado em até 1 mês (art. 132).

Termo aditivo precisa ser publicado?

Sim. A divulgação no PNCP é condição de eficácia do contrato e de seus aditamentos (art. 94 da Lei 14.133).